Acceso a los registros del distrito

Esta regulación administrativa es una lista no exhaustiva de registros que pueden definirse como públicos o exentos y/o confidenciales. Pueden existir otros registros que entren en estas definiciones y podrán identificarse en el futuro. Definiciones Los registros públicos incluyen cualquier documento escrito que contenga información relacionada con la conducción de los negocios del distrito, preparado, poseído, utilizado o conservado por el distrito, independientemente de su forma física o sus características. (Government Code 7920.530) Documento escrito significa cualquier escrito a mano, mecanografiado, impreso, fotocopiado, fotografiado, reproducido fotostáticamente, transmitido por correo electrónico o facsímil, y cualquier otro medio de registro sobre cualquier cosa tangible de cualquier forma de comunicación o representación, incluyendo letras, palabras, imágenes, sonidos o símbolos o combinaciones de estos, y cualquier registro así creado, independientemente de la manera en que dicho registro haya sido almacenado. (Government Code 7920.545) Miembro del público significa cualquier persona, excepto un miembro, agente, funcionario o empleado del distrito o de una agencia federal, estatal u otra agencia local que actúe dentro del ámbito de dicha membresía, agencia, cargo o empleo. (Government Code 7920.515) Registros Públicos A menos que estén exentos de divulgación, los registros públicos a los que los miembros del público tendrán acceso incluyen, entre otros: - Presupuestos propuestos y aprobados del distrito y auditorías anuales (Education Code 41020, 42103) - Compilaciones estadísticas - Informes y memorandos - Avisos y boletines - Minutas de las reuniones públicas (Education Code 35145) - Agendas de reuniones (Government Code 54957.5) - Comunicaciones oficiales entre el distrito y otras agencias gubernamentales - Planes del distrito y de las escuelas, y la información y datos relevantes para el desarrollo y la evaluación de dichos planes, a menos que la ley lo prohíba - Propuestas iniciales de los representantes exclusivos de los empleados y del distrito, una vez presentadas en una reunión de la Mesa Directiva del distrito (Government Code 3547) - Registros relacionados con reclamaciones y litigios contra el distrito que hayan sido resueltos por fallo judicial o acuerdo (Government Code 7927.200, 7927.205) - Declaraciones de intereses económicos requeridas por el Código de Conflicto de Intereses (Government Code 81008) - Documentos que contengan nombres, salarios y beneficios de pensión de los empleados del distrito - Contratos de empleo y acuerdos de liquidación (Government Code 53262) - Materiales de instrucción, incluyendo, entre otros, libros de texto (Education Code 49091.10) - Contratos ejecutados para la compra de bienes o servicios, incluso si el contrato contiene disposiciones que especifican que el contrato es confidencial o un registro de propiedad del proveedor (Government Code 7928.801) El acceso a los registros públicos del distrito se otorgará a los miembros de la Mesa Directiva en los mismos términos que a cualquier otro miembro del público. Cuando los miembros de la Mesa Directiva estén autorizados para acceder a registros públicos en el ejercicio de sus funciones, el Superintendente o su designado no discriminará entre ninguno de los miembros de la Mesa Directiva en cuanto a qué registro, o parte del mismo, se pondrá a disposición, ni cuándo se pondrá a disposición. (Government Code 7921.305, 7921.310) Registros Públicos Exentos y Confidenciales Los registros exentos de divulgación bajo la Ley de Registros Públicos de California (CPRA, por sus siglas en inglés) incluyen, entre otros: - Borradores preliminares, notas y memorandos entre agencias o dentro del distrito que no son conservados por el distrito en el curso ordinario de sus negocios, siempre que el interés público en retener estos registros supere claramente el interés público en su divulgación (Government Code 7927.500) - Registros generados específicamente en relación con o preparados para su uso en litigios en los que el distrito sea parte, o para responder a reclamaciones presentadas contra el distrito conforme a la Ley de Reclamaciones por Daños (Tort Claims Act), hasta que el litigio o la reclamación haya sido resuelta definitivamente por fallo judicial o de otro modo, o más allá de ese punto, si los registros están protegidos por alguna otra disposición legal (Government Code 7927.200, 7927.205) - Registros de personal, registros médicos u otros materiales similares cuya divulgación constituiría una invasión injustificada de la privacidad personal (Government Code 7927.700) - Las direcciones particulares, números de teléfono particular, números de teléfono celular personal o fecha de nacimiento de los empleados solo se divulgarán en los siguientes casos: (Government Code 7928.300) - A un agente o familiar del empleado - A un funcionario o empleado de una agencia estatal, otro distrito escolar u oficina del condado de educación cuando sea necesario para el desempeño de funciones oficiales - A una organización de empleados conforme a las regulaciones y decisiones de la Junta de Relaciones de Empleo Público (Public Employment Relations Board), excepto que la dirección particular y cualquier número de teléfono de un empleado que desempeñe funciones relacionadas con el cumplimiento de la ley, o la fecha de nacimiento de cualquier empleado, no serán divulgados - Ante solicitud escrita de cualquier empleado, el distrito no divulgará la dirección particular, el número de teléfono particular, el número de teléfono celular personal, el correo electrónico personal ni la fecha de nacimiento del empleado, y el distrito eliminará la dirección particular, el número de teléfono particular y el número de teléfono celular personal de cualquier lista de correo del distrito, excepto de una lista utilizada exclusivamente para comunicarse con el empleado - A un agente o empleado de un plan de beneficios de salud que proporcione servicios de salud o administre reclamaciones de servicios de salud para los empleados del distrito y sus dependientes inscritos, con el propósito de proporcionar los servicios de salud o administrar las reclamaciones de los empleados y sus dependientes inscritos - La dirección particular, el número de teléfono, o tanto el nombre como el número de parcela del asesor asociado con la dirección particular de cualquier funcionario elegido o designado publicados por el distrito en línea sin obtener primero el permiso escrito de dicha persona (Government Code 7928.205) - Registros de estudiantes, excepto información del directorio y otros registros en la medida permitida por la ley y la política del distrito (Education Code 49073, 49076; 20 USC 1232g; 34 CFR 99.1-99.8) - Preguntas de exámenes, claves de calificación y otros datos de exámenes, excepto según lo dispuesto por la ley (Government Code 7929.605) - Sin afectar la ley de dominio eminente, el contenido de avalúos de bienes raíces o estimaciones y evaluaciones de ingeniería o factibilidad realizadas para o por el distrito en relación con la adquisición de propiedades, o con contratos de suministro público y construcción en perspectiva, hasta que toda la propiedad haya sido adquirida o todos los acuerdos contractuales hayan sido obtenidos (Government Code 7928.705) - Información requerida de cualquier contribuyente en relación con la recaudación de impuestos locales que se reciba de manera confidencial y cuya divulgación a otras personas resulte en una desventaja competitiva injusta para la persona que proporcionó la información (Government Code 7925.000) - Registros de circulación de la biblioteca y registros de uso de un prestatario o usuario, incluyendo, entre otros, nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, información de préstamos o uso de recursos de información de la biblioteca, excepto cuando la divulgación sea a personas que actúen dentro del ámbito de sus funciones en la administración de la biblioteca; a personas autorizadas por escrito por la persona a quien pertenecen los registros para inspeccionarlos; o por orden judicial (Government Code 7927.100, 7927.105) - Registros cuya divulgación está exenta o prohibida conforme a la ley estatal o federal, incluyendo, entre otros, las disposiciones del Código de Evidencia relacionadas con el privilegio (Government Code 7927.705) - Documentos preparados por o para el distrito para evaluar su vulnerabilidad ante ataques terroristas u otros actos criminales con la intención de interrumpir las operaciones del distrito y que están destinados a ser distribuidos o considerados en sesión cerrada (Government Code 7929.200) - Registros de seguridad de la información si la divulgación de dicho registro revelaría vulnerabilidades o de otro modo aumentaría el potencial de un ataque a un sistema de tecnología de la información del distrito (Government Code 7929.210) - Peticiones de revocación, peticiones para elecciones especiales para cubrir vacantes en la Mesa Directiva, o peticiones para la reorganización del distrito escolar (Government Code 7924.110) - Minutas de las reuniones de la Mesa Directiva celebradas en sesión cerrada (Government Code 54957.2) - Software de computadora desarrollado por el distrito (Government Code 7922.585) - Registros que contengan información de salud individualmente identificable, incluyendo registros que puedan estar exentos conforme al privilegio médico-paciente, la Ley de Confidencialidad de Información Médica (Confidentiality of Medical Information Act) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act) (Government Code 7926.400, 7930.000-7930.215) - Cualquier otro registro que figure como exento de divulgación pública en la CPRA u otros estatutos - Cualquier otro registro para el cual el distrito pueda demostrar que, basándose en los hechos particulares del caso, el interés público que se sirve al no divulgar el registro supera claramente el interés público que se sirve con la divulgación del registro (Government Code 7922.000) Al divulgar a un miembro del público cualquier registro que contenga información personal, incluyendo, entre otros, la dirección particular, el número de teléfono particular, el número de seguro social, el número de teléfono celular personal o la fecha de nacimiento de un empleado, el Superintendente o su designado deberá asegurarse de que dicha información personal sea eliminada de ese registro. (Government Code 7922.200, 7928.300) A menos que la ley lo autorice o requiera de otro modo, no se divulgará información sobre la ciudadanía o el estatus migratorio de una persona ni sobre sus creencias, prácticas o afiliación religiosa. (Education Code 234.7; Government Code 8310.3) Inspección de Registros, Solicitudes de Copias y Recuperación de Costos Cualquier persona puede solicitar una copia o la inspección de cualquier registro del distrito que no esté exento de divulgación. (Government Code 7922.530) Dentro de los 10 días siguientes a la recepción de cualquier solicitud de inspección o copia de un registro del distrito, el Superintendente o su designado determinará si la solicitud busca la divulgación de un registro público divulgable en posesión del distrito. El Superintendente o su designado informará de manera oportuna a la persona que realice la solicitud sobre la determinación y las razones de la decisión. (Government Code 7922.535) En circunstancias inusuales, el Superintendente o su designado puede extender el plazo de 10 días hasta por 14 días, proporcionando un aviso escrito al solicitante que establezca las razones de la extensión y la fecha en que se espera tomar una determinación. Las circunstancias inusuales incluyen las siguientes, pero solo en la medida razonablemente necesaria para procesar adecuadamente la solicitud: (Government Code 7922.535) - La necesidad de buscar y recopilar los registros solicitados de instalaciones de campo u otros establecimientos que estén separados de la oficina que procesa la solicitud - La necesidad de buscar, recopilar y examinar apropiadamente una cantidad voluminosa de registros separados y distintos que se demandan en una sola solicitud - La necesidad de consulta, que deberá realizarse con toda la rapidez practicable, con otra agencia (por ejemplo, una agencia estatal o municipal) que tenga un interés sustancial en la determinación de la solicitud, o entre dos o más componentes del distrito (por ejemplo, dos escuelas diferentes) con interés sustancial en la solicitud - En el caso de registros electrónicos, la necesidad de compilar datos, escribir lenguaje de programación o un programa de computadora, o construir un informe computarizado para extraer datos - La necesidad de buscar, recopilar y examinar apropiadamente registros durante un estado de emergencia proclamado por el Gobernador conforme a la Ley de Servicios de Emergencia de California (California Emergency Services Act) en la jurisdicción donde se ubica el distrito, cuando el estado de emergencia afecte actualmente, a causa del estado de emergencia, la capacidad del distrito para responder oportunamente debido a escasez de personal o cierre de instalaciones donde se encuentran los registros solicitados (Government Code 8567) Si el Superintendente o su designado determina que la solicitud busca registros públicos divulgables, la determinación deberá indicar la fecha y hora estimadas en que los registros estarán disponibles. (Government Code 7922.535) Los registros públicos estarán abiertos a inspección en todo momento durante el horario de oficina del distrito. Si una parte del registro o los registros solicitados está exenta de divulgación, cualquier parte no exenta y razonablemente separable del registro deberá ponerse a disposición para su inspección después de eliminar las partes exentas por ley. (Government Code 7922.525) Ante una solicitud de copia que describa razonablemente un registro identificable no exento, se proporcionará de manera oportuna una copia exacta, a menos que sea impracticable hacerlo. (Government Code 7922.530) Si solo una parte del registro identificado está exenta de divulgación, el material exento del registro deberá ser eliminado antes de su divulgación. El Superintendente o su designado cobrará un monto por las copias que refleje los costos directos de duplicación de conformidad con la ley. Las solicitudes escritas para eximir el pago de la tarifa deberán presentarse ante el Superintendente o su designado. Sin cobrar ninguna tarifa ni costo, el Superintendente o su designado permitirá a los miembros del público usar su propio equipo en las instalaciones del distrito para fotografiar o de cualquier otra manera copiar o reproducir un registro divulgable, siempre que el medio de copia o reproducción: (Government Code 7922.530) - No requiera que el equipo haga contacto físico con el registro - No resulte en daño al registro - No resulte en acceso no autorizado a los sistemas informáticos o redes seguras del distrito mediante el uso de software, equipo u otra tecnología capaz de acceder, alterar o comprometer los registros electrónicos del distrito El Superintendente o su designado puede imponer cualquier límite razonable sobre el uso de equipo personal para fotografiar, copiar o reproducir un registro divulgable que sea necesario para proteger la seguridad de los registros, o para evitar que la copia de registros represente una carga irrazonable para el funcionamiento ordenado del distrito y sus empleados. El Superintendente o su designado también puede imponer cualquier límite que sea necesario para mantener la integridad o garantizar la preservación a largo plazo de registros históricos o de alto valor. (Government Code 7922.530) Además de mantener los registros públicos disponibles para inspección pública durante el horario de oficina del distrito, el distrito puede cumplir con las solicitudes de registros públicos publicando cualquier registro público en el sitio web del distrito y, en respuesta a una solicitud de registros públicos, indicando al miembro del público el lugar del sitio web donde puede encontrarse el registro. Sin embargo, si el miembro del público no puede acceder o reproducir el registro desde el sitio web, el distrito proporcionará de manera oportuna una copia exacta del registro público previo pago de las tarifas de duplicación, si corresponde, a menos que sea impracticable proporcionar una copia exacta. (Government Code 7922.545) Si alguna persona solicita que un registro público sea proporcionado en formato electrónico, el distrito pondrá ese registro a disposición en cualquier formato electrónico en que tenga la información. El distrito proporcionará una copia del registro electrónico en el formato solicitado, siempre que el formato solicitado sea uno que el distrito haya utilizado para crear copias para su propio uso o para uso de otras agencias. (Government Code 7922.570) El costo de duplicar un registro electrónico se limitará al costo directo de producir una copia del registro en formato electrónico. Sin embargo, el solicitante asumirá el costo de producir la copia del registro electrónico, incluyendo el costo de construir el registro y el costo de programación y servicios informáticos necesarios para producir la copia, en las siguientes circunstancias: (Government Code 7922.575) - El registro electrónico es uno que se produce únicamente en intervalos regularmente programados - La solicitud requeriría compilación, extracción de datos o programación para producir el registro Asistencia para Identificar Registros Solicitados Si el Superintendente o su designado niega una solicitud de registros divulgables, se deberá asistir al solicitante para que formule una solicitud enfocada y efectiva que describa razonablemente un registro identificable. En la medida razonable según las circunstancias, el Superintendente o su designado hará todo lo siguiente: (Government Code 7922.600) - Ayudar a identificar los registros e información que correspondan a la solicitud o al propósito de la solicitud, si se ha especificado Si, después de hacer un esfuerzo razonable para obtener información aclaratoria adicional del solicitante para ayudar a identificar el registro, el Superintendente o su designado aún no puede identificar la información, este requisito se considerará satisfecho. - Describir la tecnología de la información y la ubicación física en que existen los registros - Proporcionar sugerencias para superar cualquier base práctica que impida el acceso a los registros o la información solicitados Las disposiciones de la CPRA no deberán interpretarse de manera que retrase u obstaculice la inspección o copia de registros públicos. Cualquier notificación que deniegue una solicitud de registros públicos deberá indicar el nombre y cargo de cada persona responsable de la denegación. (Government Code 7922.500, 7922.540)