Informes financieros y rendición de cuentas

Informes Provisionales El Superintendente o su designado deberá presentar dos informes fiscales provisionales a la Mesa Directiva de Educación: el primer informe cubrirá el estado financiero y presupuestario del distrito para el período que termina el 31 de octubre, y el segundo informe cubrirá el período que termina el 31 de enero. Los informes y los datos de respaldo también deberán ser puestos a disposición del público por el distrito para su revisión. (Education Code 42130) Dentro de los 45 días posteriores al cierre del período reportado, la Mesa Directiva deberá evaluar el informe provisional con base en los criterios adoptados por la Mesa Directiva Estatal de Educación conforme al Education Code 33127 y en la información actualizada sobre el presupuesto estatal adoptado, los ingresos por impuesto a la propiedad del distrito si los hubiere, y los saldos finales del año anterior. La Mesa Directiva deberá aprobar el informe fiscal y enviarlo al Superintendente de Escuelas del Condado en el formato o en los formularios que establezca el Superintendente de Instrucción Pública. Además, la Mesa Directiva deberá presentar su certificación del estado financiero del distrito basada en las proyecciones actuales, de acuerdo con lo siguiente: (Education Code 42130, 42131; 5 CCR 15453-15463) - "Certificación positiva" que indica que el distrito cumplirá con sus obligaciones financieras para el año fiscal en curso y los dos años fiscales subsiguientes - "Certificación calificada" que indica que el distrito puede no cumplir con sus obligaciones financieras para el año fiscal en curso o los dos años fiscales subsiguientes - "Certificación negativa" que indica que el distrito no podrá cumplir con sus obligaciones financieras durante el resto del año fiscal o el año fiscal subsiguiente Si el segundo informe provisional del año fiscal va acompañado de una certificación calificada o negativa, según lo determine la Mesa Directiva o posteriormente el Superintendente del Condado, el Superintendente o su designado deberá, a más tardar el 1 de junio, proporcionar al Superintendente del Condado, al Contralor y al Superintendente de Instrucción Pública un estado financiero que reporte los datos del período que termina el 30 de abril y proyecte los saldos de fondos y efectivo del distrito al 30 de junio. (Education Code 42131) Cuando el distrito tenga una certificación calificada o negativa, deberá permitir que la oficina del condado de educación cuente con al menos 10 días hábiles para revisar y comentar cualquier acuerdo propuesto con los representantes exclusivos de los empleados. El distrito deberá proporcionar al Superintendente del Condado toda la información pertinente para comprender el impacto financiero de cualquier acuerdo de negociación colectiva final. (Government Code 3540.2) Estado Anual de Ingresos y Gastos En un formulario establecido por el Superintendente de Instrucción Pública, el Superintendente o su designado deberá preparar un estado de todos los ingresos y gastos del distrito correspondientes al año fiscal anterior. A más tardar el 15 de septiembre, la Mesa Directiva deberá aprobar dicho estado y presentarlo ante el Superintendente del Condado. (Education Code 42100) Resolución sobre el Límite de Apropiaciones La Mesa Directiva deberá adoptar una resolución a más tardar el 15 de septiembre de cada año para identificar el límite estimado de apropiaciones del distrito para el año fiscal en curso y el límite real de apropiaciones del distrito durante el año anterior. La documentación utilizada para identificar estos límites deberá ponerse a disposición del público el día de la reunión de la Mesa Directiva. (Education Code 42132) Informe de Auditoría A más tardar el 1 de abril de cada año, la Mesa Directiva deberá encargarse de una auditoría de los libros y cuentas del distrito o hacer los arreglos necesarios con el Superintendente del Condado para llevar a cabo dicha auditoría. (Education Code 41020) El Superintendente o su designado deberá establecer un calendario para la finalización y revisión de la auditoría dentro de los plazos establecidos por la ley. Para realizar la auditoría, la Mesa Directiva deberá seleccionar a un contador público certificado, o a un contador público con licencia otorgada por la Mesa Estatal de Contaduría, de entre los que el Contralor del Estado considere calificados. (Education Code 41020, 41020.5) La Mesa Directiva no deberá seleccionar a ninguna firma de contaduría pública para prestar servicios de auditoría si el socio principal de auditoría o el socio coordinador de auditoría con responsabilidad primaria sobre la auditoría, o el socio de auditoría responsable de la revisión de la auditoría, ha prestado servicios de auditoría al distrito en cada uno de los seis años fiscales anteriores. (Education Code 41020) Mientras una firma esté realizando la auditoría del distrito, no podrá proporcionar ningún servicio de no auditoría, de gestión u otros servicios de consultoría, excepto según lo previsto en Government Accounting Standards, Amendment #3, publicado por la U.S. Government Accounting Office. (Education Code 41020) La auditoría deberá incluir una auditoría de ingresos y gastos por fuente de fondos para todos los fondos del distrito, incluyendo los fondos y cuentas del cuerpo estudiantil y de la cafetería, y cualquier otro fondo bajo el control o la jurisdicción del distrito, así como una auditoría de los procedimientos de asistencia escolar. (Education Code 41020) Los informes financieros auditados del distrito deberán incluir: - El análisis y la discusión de la administración, el cual deberá introducir los estados financieros básicos y proporcionar una visión analítica general de las actividades financieras del distrito, incluyendo: - Un análisis objetivo y de fácil lectura de las actividades financieras del distrito basado en hechos, decisiones y condiciones conocidos actualmente - Comparaciones del año en curso con el año anterior - Un análisis de la posición financiera general del distrito, que permita determinar si dicha posición ha mejorado o empeorado como resultado de las actividades del año - Un análisis de los cambios significativos que ocurran en los fondos y las variaciones presupuestarias significativas - Una descripción de la actividad de activos de capital y deuda a largo plazo durante el año - Una descripción de los hechos, decisiones y condiciones actualmente conocidos que se espera tengan un efecto significativo en la posición financiera del distrito - Los estados financieros básicos, que incluyen: - Los estados financieros del distrito en su conjunto, consistentes en un estado de activos netos y un estado de actividades que reporten todos los activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas del distrito - Los estados financieros por fondo, consistentes en una serie de estados que se centran en información sobre los principales fondos gubernamentales y fondos empresariales del distrito, incluyendo sus unidades componentes integradas - Las notas a los estados financieros que sean esenciales para que el usuario comprenda los estados financieros básicos - La información complementaria requerida por el Governmental Standards Accounting Board, incluyendo, entre otros, los calendarios comparativos presupuestarios A más tardar el 15 de diciembre, el Superintendente o su designado deberá presentar el informe de la auditoría del año fiscal anterior ante el Superintendente del Condado, el Departamento de Educación de California y el Contralor del Estado. (Education Code 41020) A más tardar el 31 de enero de cada año, la Mesa Directiva deberá revisar, en una reunión abierta al público, la auditoría anual del distrito correspondiente al año anterior, cualquier excepción de auditoría identificada en dicha auditoría, las recomendaciones o hallazgos de cualquier carta de gestión emitida por el auditor, y cualquier descripción de corrección o planes para corregir cualquier excepción o cualquier asunto planteado en una carta de gestión. (Education Code 41020.3) Informe de Deuda No Aprobada por los Votantes Cuando la Mesa Directiva apruebe la emisión de bonos de certificados de participación, bonos de ingresos o cualquier acuerdo para el financiamiento de la construcción de escuelas, el Superintendente o su designado deberá notificar al Superintendente del Condado y al auditor del condado. El Superintendente o su designado deberá proporcionar a la Mesa Directiva, al auditor del condado, al Superintendente del Condado y al público los calendarios de pago relacionados y la evidencia de la capacidad del distrito para reembolsar la obligación. Dentro de los 15 días, el Superintendente del Condado y el auditor del condado podrán hacer comentarios públicos ante la Mesa Directiva sobre la capacidad del distrito para reembolsar la deuda. (Education Code 17150) Informe de Beneficios Devengados y Reclamaciones El Superintendente o su designado deberá planificar la implementación del Governmental Accounting Standards Board Statement 45, incluyendo la contratación de un actuario calificado para determinar el gasto anual del distrito y su responsabilidad por los beneficios de salud y bienestar posteriores al empleo. Además, el Superintendente o su designado deberá recomendar acciones a la Mesa Directiva para mitigar el impacto financiero en el distrito de cualquier pasivo no financiado. El Superintendente o su designado deberá proporcionar anualmente a la Mesa Directiva, en una reunión pública, información e informes actuariales relacionados que muestren el costo devengado pero no financiado estimado de las reclamaciones de compensación a los trabajadores. La Mesa Directiva deberá revelar, como un punto separado del orden del día, si reservará o no en el presupuesto cantidades suficientes para financiar el valor presente de estas reclamaciones, o si está disminuyendo de otra manera el monto en su fondo de reserva para compensación a los trabajadores. La Mesa Directiva deberá certificar anualmente ante el Superintendente del Condado el monto, si hubiere alguno, que haya decidido reservar en el presupuesto para estos costos. La Mesa Directiva deberá presentar ante el Superintendente del Condado cualquier revisión presupuestaria que pueda ser necesaria para dar cuenta de esta reserva presupuestaria. (Education Code 42141)