Reuniones y avisos

Las reuniones de la Mesa Directiva se llevan a cabo con el propósito de realizar los negocios del distrito. De conformidad con las leyes estatales de reuniones abiertas (Brown Act), la Mesa Directiva deberá celebrar sus reuniones en público y llevará a cabo sesiones cerradas durante dichas reuniones únicamente cuando lo autorice la ley. Para fomentar la participación de la comunidad en las escuelas, las reuniones de la Mesa Directiva ofrecerán oportunidades para que los miembros del público hagan comentarios. Todas las reuniones se llevarán a cabo de conformidad con la ley y los estatutos, políticas y reglamentos administrativos de la Mesa Directiva. Una reunión de la Mesa Directiva existe siempre que la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva se reúnen al mismo tiempo y en el mismo lugar, incluido un lugar de teleconferencia según lo permitido por Government Code 54953, para escuchar, analizar, deliberar o tomar acción sobre cualquier asunto dentro de la jurisdicción temática de la Mesa Directiva. (Government Code 54952.2) La mayoría de la Mesa Directiva no deberá, fuera de una reunión autorizada, utilizar una serie de comunicaciones de cualquier tipo, directamente o a través de intermediarios, incluidas las redes sociales y otras comunicaciones electrónicas, para analizar, deliberar o tomar acción sobre cualquier asunto que esté dentro de la jurisdicción temática de la Mesa Directiva. (Government Code 54952.2) Sin embargo, un empleado o funcionario del distrito puede participar en conversaciones o comunicaciones por separado con los miembros de la Mesa Directiva con el fin de responder preguntas o proporcionar información sobre un asunto dentro de la jurisdicción temática de la Mesa Directiva, siempre y cuando dicho empleado o funcionario del distrito no comunique los comentarios o la postura de ningún miembro de la Mesa Directiva a otros miembros de la Mesa Directiva. (Government Code 54952.2) Con el fin de ayudar a garantizar la participación en la reunión de personas con discapacidades, el Superintendente o su designado deberá proporcionar adaptaciones o modificaciones apropiadas relacionadas con discapacidades a solicitud, de conformidad con la Americans with Disabilities Act. Cualquier duda sobre una solicitud de adaptación se resolverá a favor de la accesibilidad. (Government Code 54953, 54953.2, 54954.1, 54954.2) El aviso del procedimiento para recibir y resolver solicitudes de adaptación descritas anteriormente deberá darse en cada caso en que se dé aviso del horario de una reunión o se publique la agenda de la reunión. (Government Code 54953) Reuniones regulares La Mesa Directiva celebrará dos reuniones regulares cada mes. Por lo general, durante los meses de agosto a junio, las reuniones regulares se celebran a las 7:00 p.m. el segundo y cuarto miércoles del mes en la Oficina del Distrito Escolar o en una escuela. Los días feriados y los conflictos de programación pueden requerir que la Mesa Directiva ajuste este calendario. Al menos 72 horas antes de una reunión regular, la agenda deberá publicarse en uno o más lugares de libre acceso para los miembros del público y en el sitio web del distrito. (Government Code 54954.2) Siempre que los materiales de la agenda relacionados con una sesión abierta de una reunión regular se distribuyan a la Mesa Directiva menos de 72 horas antes de la reunión, el Superintendente o su designado deberá poner los materiales a disposición para inspección pública en una oficina pública o en un lugar designado para ese propósito o en el sitio web del distrito, de conformidad con Government Code 54957.5, en el momento en que los materiales se distribuyan a todos o a la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva. (Government Code 54957.5) Reuniones especiales Las reuniones especiales de la Mesa Directiva pueden convocarse en cualquier momento por el presidente o por la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva. Sin embargo, no se podrá convocar una reunión especial en relación con el salario, la escala salarial u otra compensación del Superintendente, Superintendente Auxiliar u otros empleados directivos descritos en Government Code 3511.1. (Government Code 54956) El aviso escrito de las reuniones especiales deberá entregarse personalmente o por cualquier otro medio a todos los miembros de la Mesa Directiva y a los medios de comunicación locales que hayan solicitado dicho aviso por escrito. El aviso también deberá publicarse en el sitio web del distrito. El aviso deberá recibirse al menos 24 horas antes de la hora de la reunión. El aviso también deberá publicarse al menos 24 horas antes de la reunión en un lugar de libre acceso para el público. El aviso deberá especificar la hora y el lugar de la reunión y los asuntos que se tratarán o analizarán. No se podrá considerar ningún otro asunto en esta reunión. (Education Code 35144; Government Code 54956) Cualquier miembro de la Mesa Directiva podrá renunciar al requisito de aviso escrito de 24 horas antes de la hora de la reunión, presentando una renuncia escrita al aviso ante el secretario o el secretario administrativo de la Mesa Directiva, o estando presente en la reunión en el momento en que se convoque. (Education Code 35144; Government Code 54956) Todo aviso de una reunión especial deberá brindar una oportunidad para que los miembros del público se dirijan directamente a la Mesa Directiva sobre cualquier asunto que haya sido descrito en el aviso de la reunión, antes o durante la consideración del asunto. (Government Code 54954.3) Reuniones de emergencia En caso de una situación de emergencia que requiera acción inmediata debido a la interrupción o amenaza de interrupción de las instalaciones públicas, la Mesa Directiva podrá celebrar una reunión de emergencia sin cumplir con el requisito de aviso de 24 horas y/o publicación de 24 horas para reuniones especiales conforme a Government Code 54956. La Mesa Directiva deberá cumplir con todos los demás requisitos para reuniones especiales durante una reunión de emergencia. (Government Code 54956.5) Una situación de emergencia significa cualquiera de las siguientes: (Government Code 54956.5) Una emergencia, que se definirá como un paro laboral, una actividad paralizante u otra actividad que afecte gravemente la salud pública y/o la seguridad según lo determine la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva Una emergencia grave, que se definirá como un desastre paralizante, destrucción masiva, acto terrorista o actividad terrorista amenazante que represente un peligro tan inmediato y significativo que requerir que la Mesa Directiva proporcione un aviso de una hora antes de celebrar una reunión de emergencia pueda poner en peligro la salud pública y/o la seguridad según lo determine la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva Excepto en el caso de una emergencia grave, el presidente de la Mesa Directiva o su designado deberá dar aviso de la reunión de emergencia por teléfono al menos una hora antes de la reunión a los medios de comunicación locales que hayan solicitado aviso de reuniones especiales. Se deberán agotar todos los números de teléfono proporcionados por los medios de comunicación en la solicitud de notificación más reciente. Si los servicios telefónicos no funcionan, se exime el requisito de aviso de una hora y, lo antes posible después de la reunión, la Mesa Directiva deberá notificar a dichos representantes de los medios de comunicación sobre la reunión y deberá describir el propósito de la reunión y cualquier acción tomada por la Mesa Directiva. En el caso de una emergencia grave, el presidente de la Mesa Directiva o su designado deberá dar dicho aviso en el momento o cerca del momento en que notifique a los demás miembros de la Mesa Directiva sobre la reunión. (Government Code 54956.5) Las actas de la reunión, una lista de las personas a quienes el presidente de la Mesa Directiva o su designado notificó o intentó notificar, una copia del voto nominal y cualquier acción tomada en la reunión deberán publicarse durante al menos 10 días en un lugar público lo antes posible después de la reunión. (Government Code 54956.5) Reuniones suspendidas/pospuestas Un voto mayoritario de la Mesa Directiva puede suspender/posponer cualquier reunión regular o especial a una hora y lugar posterior que deberá especificarse en la orden de suspensión. Un número menor al quórum de la Mesa Directiva puede suspender dicha reunión. Si no hay ningún miembro de la Mesa Directiva presente, el secretario o el secretario administrativo puede declarar la reunión suspendida a una hora y lugar posterior y deberá dar aviso de la misma manera requerida para las reuniones especiales. (Government Code 54955) Dentro de las 24 horas siguientes a la hora de la suspensión, una copia de la orden o aviso de suspensión/prórroga deberá publicarse de manera visible en o cerca de la puerta del lugar donde se celebró la reunión. (Government Code 54955) Sesiones de estudio, retiros, foros públicos y reuniones de discusión La Mesa Directiva puede convocar ocasionalmente una sesión de estudio o foro público para estudiar un asunto con mayor detalle o para recibir información del personal o comentarios de los miembros del público. La Mesa Directiva también puede convocar un retiro o reunión de discusión para tratar los roles y las relaciones de la Mesa Directiva. El aviso público siguiendo los procedimientos de las reuniones regulares deberá darse de conformidad con la ley cuando el quórum de la Mesa Directiva asista a una sesión de estudio, retiro, foro público o reunión de discusión. Todas esas reuniones deberán cumplir con la Brown Act y deberán celebrarse en sesión abierta y dentro de los límites del distrito. Los puntos de acción no deberán incluirse en la agenda de estas reuniones. Otras reuniones La asistencia de la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva a cualquiera de los siguientes eventos no está sujeta a la Brown Act, siempre que la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva no analicen asuntos específicos del distrito entre sí, excepto como parte del programa programado: (Government Code 54952.2) Una conferencia u otra reunión pública abierta al público que involucre una discusión de asuntos de interés general para el público o para los miembros de la Mesa Directiva Una reunión abierta y publicitada organizada por una persona u organización que no sea el distrito para tratar un tema de interés para la comunidad local Una reunión abierta y notificada de otro órgano del distrito Una reunión abierta y notificada de un órgano legislativo de otra agencia local 5. Una ocasión puramente social o ceremonial Una reunión abierta y notificada de un comité permanente de la Mesa Directiva, siempre que los miembros de la Mesa Directiva que no sean miembros del comité permanente asistan únicamente como observadores Los contactos o conversaciones individuales entre un miembro de la Mesa Directiva y cualquier otra persona no están sujetos a la Brown Act. (Government Code 54952.2) Lugar de las reuniones Las reuniones no podrán celebrarse en una instalación que prohíba la entrada de cualquier persona por motivos de ascendencia o cualquier característica enumerada en Government Code 11135. Además, las reuniones no podrán celebrarse en una instalación que sea inaccesible para personas con discapacidades o donde los miembros del público deban realizar un pago o una compra para ser admitidos. (Government Code 54961) Las reuniones se celebrarán dentro de los límites del distrito, excepto para realizar cualquiera de las siguientes actividades: (Government Code 54954) Cumplir con la ley estatal o federal o una orden judicial, o asistir a un procedimiento judicial o administrativo del que el distrito sea parte Inspeccionar bienes inmuebles o muebles que no puedan trasladarse convenientemente al distrito, siempre que el tema de la reunión se limite a asuntos directamente relacionados con la propiedad Participar en reuniones o discusiones de importancia para múltiples agencias, siempre que estas reuniones se celebren dentro de los límites de una de las otras agencias, y que todas las agencias participantes den el aviso requerido por la ley Reunirse en la instalación de reunión más cercana si el distrito no tiene una instalación de reunión dentro de sus límites o si su oficina principal está ubicada fuera del distrito Reunirse con funcionarios estatales o federales electos o designados cuando una reunión local no sea práctica, únicamente para analizar asuntos legislativos o reglamentarios que afecten al distrito sobre los cuales los funcionarios estatales o federales tengan jurisdicción Reunirse en o cerca de una instalación propiedad del distrito pero ubicada fuera del distrito, siempre que la agenda de la reunión se limite a asuntos directamente relacionados con dicha instalación Visitar la oficina del asesor legal del distrito para una sesión cerrada sobre litigios pendientes, cuando hacerlo reduzca los honorarios o costos legales Asistir a conferencias sobre técnicas de negociación colectiva no adversariales Entrevistar a residentes de otro distrito con respecto a la posible contratación por parte de la Mesa Directiva de un candidato para el puesto de Superintendente del distrito Entrevistar a un posible empleado de otro distrito Las reuniones exentas de los requisitos de límites territoriales, según se especifica en los puntos #1 al #10 anteriores, seguirán estando sujetas a los requisitos de aviso y reunión abierta para reuniones regulares y especiales cuando el quórum de la Mesa Directiva asista a la reunión. Si un incendio, inundación, terremoto u otra emergencia hace que el lugar habitual de reunión sea inseguro, las reuniones se celebrarán durante la duración de la emergencia en un lugar designado por el presidente de la Mesa Directiva o su designado, quien deberá informar a todos los medios de comunicación que hayan solicitado aviso de reuniones especiales por el medio de comunicación disponible más rápido. (Government Code 54954) Teleconferencia tradicional Una teleconferencia es una reunión de la Mesa Directiva en la que los miembros de la Mesa Directiva se encuentran en diferentes lugares, conectados por medios electrónicos a través de audio y/o video. (Government Code 54953) Todas las reuniones por teleconferencia deberán llevarse a cabo de manera que protejan los derechos estatutarios y constitucionales de las partes o del público que comparezca ante la Mesa Directiva. (Government Code 54953) La Mesa Directiva puede utilizar teleconferencias para todos los propósitos relacionados con cualquier reunión dentro de la jurisdicción temática de la Mesa Directiva. Todas las votaciones realizadas durante una reunión por teleconferencia deberán ser por llamada nominal. (Government Code 54953) Durante la teleconferencia, al menos el quórum de los miembros de la Mesa Directiva deberá participar desde lugares dentro de los límites del distrito. (Government Code 54953) A menos que un miembro de la Mesa Directiva participe por teleconferencia conforme a las disposiciones descritas en las secciones "Teleconferencia durante una emergencia personal", "Teleconferencia por 'causa justificada'" o "Teleconferencia durante un estado de emergencia declarado" a continuación, las agendas deberán publicarse en todos los lugares de teleconferencia y deberán enumerar todos los lugares de teleconferencia siempre que se publiquen en otros lugares. Todos los lugares de teleconferencia deberán ser accesibles al público y el público tendrá derecho a dirigirse directamente a la Mesa Directiva en cada lugar de teleconferencia. Se podrán proporcionar lugares de teleconferencia adicionales al público. (Government Code 54953) Teleconferencia durante una emergencia personal Hasta el 1 de enero de 2026, con la aprobación de la mayoría de la Mesa Directiva, se podrá permitir a un miembro de la Mesa Directiva participar en una reunión de forma remota cuando una emergencia médica personal o familiar le impida asistir en persona. El miembro de la Mesa Directiva que solicite participar de forma remota deberá notificar a la Mesa Directiva sobre la situación de emergencia lo antes posible, y proporcionar una descripción general y concisa de las circunstancias relacionadas con la necesidad del miembro de la Mesa Directiva de participar de forma remota. No se requerirá que el miembro de la Mesa Directiva divulgue ninguna discapacidad, diagnóstico médico o información médica personal exenta bajo la ley vigente. (Government Code 54953) Un miembro de la Mesa Directiva no podrá participar de forma remota bajo circunstancias de emergencia por más del 20 por ciento de las reuniones regulares de la Mesa Directiva ni por más de tres meses consecutivos. Si la Mesa Directiva se reúne menos de 10 veces en un año calendario, un miembro de la Mesa Directiva no podrá participar de forma remota bajo circunstancias de emergencia por más de dos reuniones. (Government Code 54953) Cuando se apruebe que un miembro de la Mesa Directiva participe de forma remota debido a circunstancias de emergencia, no se requerirá que el miembro de la Mesa Directiva participe desde un lugar que sea accesible al público y el lugar no necesita ser identificado en la agenda. (Government Code 54953) Si se le permite participar de forma remota, el miembro de la Mesa Directiva deberá utilizar tanto tecnología de audio como de video y deberá revelar públicamente, antes de que se tome cualquier acción, si hay otros individuos de 18 años o más presentes en el lugar remoto con el miembro de la Mesa Directiva, y la naturaleza general de la relación del miembro con dichos individuos. (Government Code 54953) El distrito también deberá proporcionar acceso público a la reunión a través de una plataforma audiovisual bidireccional o un servicio de audio bidireccional y una transmisión en vivo, permitiéndose los comentarios del público a través de la plataforma remota así como en persona, y el público deberá poder ofrecer comentarios en tiempo real. La agenda deberá incluir información que describa cómo los miembros del público pueden acceder a la plataforma. (Government Code 54953) Si una interrupción impide transmitir la reunión a los miembros del público mediante la opción de llamada telefónica o la opción de servicio basado en internet, o una interrupción que esté dentro del control de la Mesa Directiva impide que los miembros del público ofrezcan comentarios públicos mediante la opción de llamada telefónica o la opción de servicio basado en internet, la Mesa Directiva no deberá tomar acción sobre los puntos de la agenda hasta que se restablezca el acceso público a la reunión. (Government Code 54953) Teleconferencia por "causa justificada" Se podrá permitir a un miembro de la Mesa Directiva participar de forma remota, conforme a las disposiciones a continuación, por causa justificada por no más de dos reuniones por año calendario. Un miembro de la Mesa Directiva que participe por causa justificada deberá notificar a la Mesa Directiva a la primera oportunidad posible sobre la necesidad de participar en la reunión de forma remota, incluso al inicio de una reunión regular. (Government Code 54953) La causa justificada puede existir por cualquiera de las siguientes razones: (Government Code 54953) Una necesidad de cuidado de niños o de una persona a cargo, ya sea un hijo, padre, abuelo, nieto, hermano, cónyuge o pareja doméstica, que requiere que un miembro de la Mesa Directiva participe de forma remota Una enfermedad contagiosa impide que un miembro de la Mesa Directiva asista en persona Un miembro de la Mesa Directiva tiene una necesidad relacionada con una discapacidad física o mental que no puede acomodarse de manera razonable de otra forma Un miembro de la Mesa Directiva está viajando en cumplimiento de funciones oficiales de la Mesa Directiva u otra agencia estatal o local Cuando un miembro de la Mesa Directiva participa de forma remota por causa justificada, no se requerirá que el miembro de la Mesa Directiva participe desde un lugar que sea accesible al público y el lugar no necesita ser identificado en la agenda. (Government Code 54953) Si el miembro de la Mesa Directiva participa de forma remota, el miembro de la Mesa Directiva deberá utilizar tanto tecnología de audio como de video y deberá revelar públicamente, antes de que se tome cualquier acción, si hay otros individuos de 18 años o más presentes en el lugar remoto con el miembro de la Mesa Directiva, y la naturaleza general de la relación del miembro con dichos individuos. (Government Code 54953) El distrito también deberá proporcionar acceso público a la reunión a través de una plataforma audiovisual bidireccional o un servicio de audio bidireccional y una transmisión en vivo, permitiéndose los comentarios del público a través de la plataforma remota así como en persona, y el público deberá poder ofrecer comentarios en tiempo real. La agenda deberá incluir información que describa cómo los miembros del público pueden acceder a la plataforma. (Government Code 54953) Si una interrupción impide transmitir la reunión a los miembros del público mediante la opción de llamada telefónica o la opción de servicio basado en internet, o una interrupción que esté dentro del control de la Mesa Directiva impide que los miembros del público ofrezcan comentarios públicos mediante la opción de llamada telefónica o la opción de servicio basado en internet, la Mesa Directiva no deberá tomar acción sobre los puntos de la agenda hasta que se restablezca el acceso público a la reunión. (Government Code 54953) Teleconferencia durante un estado de emergencia declarado Hasta el 1 de enero de 2024, la Mesa Directiva podrá celebrar reuniones por teleconferencia sin publicar las órdenes del día en todos los lugares de teleconferencia, sin identificar los lugares de teleconferencia en los avisos y órdenes del día de las reuniones, sin permitir el acceso público a cada lugar de teleconferencia, sin brindar la oportunidad de que los miembros del público se dirijan directamente a la Mesa Directiva en cada lugar de teleconferencia, y sin garantizar que al menos el quórum de la Mesa Directiva participe desde lugares dentro de los límites del distrito, durante una emergencia estatal declarada conforme al Government Code 8625-8629, en cualquiera de las siguientes circunstancias: (Government Code 54953) Funcionarios estatales o locales han impuesto o recomendado medidas para promover el distanciamiento social Con el propósito de determinar, por votación mayoritaria, si como resultado de la emergencia reunirse en persona presentaría riesgos inminentes para la salud o la seguridad de los asistentes Cuando se haya determinado, por votación mayoritaria como se describe en el punto n.º 2 anterior, que como resultado de la emergencia reunirse en persona presentaría riesgos inminentes para la salud o la seguridad de los asistentes Para celebrar una reunión por teleconferencia con estos propósitos, deberán cumplirse los siguientes requisitos: (Government Code 54953) El aviso y la orden del día deberán entregarse y publicarse de la manera que exige el Brown Act El aviso y la orden del día de la reunión deberán especificar los medios por los cuales los miembros del público pueden acceder a la reunión y ofrecer comentarios públicos, incluso mediante una opción de llamada telefónica o servicio en línea Se podrá requerir a los miembros del público que se registren para ingresar a una reunión cuando hagan comentarios públicos a través de un sitio web u otra plataforma en línea operada por un tercero y que no esté bajo el control de la Mesa Directiva. Se permitirá a los miembros del público acceder a la reunión, y la orden del día deberá brindar la oportunidad de que los miembros del público se dirijan directamente a la Mesa Directiva conforme al Government Code 54954.3 No se requerirá a los miembros del público que presenten comentarios públicos con anticipación a una reunión de la Mesa Directiva, y se les deberá brindar la oportunidad de dirigirse a la Mesa Directiva y ofrecer comentarios en tiempo real Los períodos de comentarios públicos no se cerrarán hasta que haya transcurrido el período de comentarios públicos cronometrado, si dicho período es ofrecido por la Mesa Directiva, o bien, si no está cronometrado, hasta que se haya permitido una cantidad razonable de tiempo por cada punto de la orden del día Si durante una reunión de la Mesa Directiva ocurre una interrupción que impide al distrito transmitir la reunión a los miembros del público mediante la opción de llamada telefónica o servicio en línea, o en caso de una interrupción dentro del control del distrito que impida a los miembros del público ofrecer comentarios públicos, la Mesa Directiva no tomará ninguna acción adicional sobre ningún punto de la orden del día hasta que se restablezca el acceso público a la reunión mediante la opción de llamada telefónica o servicio en línea El distrito podrá, a su discreción, proporcionar un lugar físico desde el cual el público pueda asistir o hacer comentarios. (Government Code 54953) La Mesa Directiva podrá continuar celebrando reuniones por teleconferencia, conforme a lo especificado anteriormente para las teleconferencias durante emergencias estatales declaradas, mediante una votación mayoritaria que determine, dentro de los 30 días posteriores a la primera vez que se realice una teleconferencia, y cada 30 días a partir de entonces, que: (Government Code 54953) La emergencia continúa afectando directamente la capacidad de la Mesa Directiva para reunirse de manera presencial en condiciones seguras Los funcionarios estatales o locales continúan imponiendo o recomendando medidas para promover el distanciamiento social