Fondos de subvenciones federales

Para garantizar el gasto legal de cualesquiera fondos de subvención federal de fórmula o discrecionales otorgados al distrito, el Superintendente o su designado deberá cumplir con los requisitos de los Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costos y Requisitos de Auditoría para Premios Federales de la Oficina de Gestión y Presupuesto (la "Guía Uniforme"), según se encuentran en 2 CFR 200.0-200.521 y los Apéndices I-XII. Costos permitidos Antes de comprometer o gastar cualquier fondo de subvención federal, el Superintendente o su designado deberá determinar si una compra propuesta es un gasto permitido de conformidad con 2 CFR 200.400-200.475 y los términos y condiciones del otorgamiento. El Superintendente o su designado también deberá determinar si el gasto es un costo directo o indirecto según se define en 2 CFR 200.413 y 200.414 y, si la compra beneficiará a otros programas no incluidos en el otorgamiento de la subvención, la proporción apropiada que deberá asignarse a la subvención federal. El Superintendente o su designado deberá revisar y aprobar todas las transacciones que involucren fondos de subvención federal y deberá garantizar la codificación correcta de e Período de vigencia Todas las obligaciones de fondos federales deberán ocurrir en o entre las fechas de inicio y finalización del proyecto de subvención y deberán pagarse a más tardar 120 días calendario después del fin del período de financiamiento, a menos que el otorgamiento de la subvención autorice específicamente que se trasladen más allá del plazo inicial de la subvención. (2 CFR 200.77, 200.308, 200.309, 200.343) Adquisiciones Al adquirir bienes y servicios con una subvención federal, el Superintendente o su designado deberá cumplir con las normas contenidas en 2 CFR 200.317-200.326 y el Apéndice II de la Parte 200, o con cualquier ley estatal o política del distrito aplicable que sea más restrictiva. Según corresponda para fomentar una mayor economía y eficiencia, el Superintendente o su designado deberá evitar la adquisición de artículos innecesarios o duplicados, considerar la consolidación o división de las adquisiciones, analizar las alternativas de arrendamiento frente a compra, considerar la celebración de un acuerdo interinstitucional para la adquisición de bienes y servicios comunes o compartidos, y/o utilizar propiedad federal excedente o sobrante. (2 CFR 200.318) La adquisición de bienes o servicios con fondos federales deberá realizarse de manera que proporcione competencia plena y abierta de conformidad con las leyes estatales y los reglamentos del distrito, y con los siguientes requisitos: Cualquier compra de suministros o servicios que no supere el umbral de "micro-compra" especificado en 48 CFR 2.101 podrá adjudicarse sin solicitar cotizaciones competitivas, siempre que el distrito considere que el precio es razonable y mantenga evidencia escrita de dicha razonabilidad en el registro de todas las micro-compras. (2 CFR 200.67, 200.320) Para cualquier compra que supere el umbral de micro-compra pero sea inferior al límite de licitación requerido por Public Contract Code 20111, el Superintendente o su designado deberá utilizar procedimientos de "compra pequeña" que incluyan la obtención de cotizaciones de precio o tarifa de un número adecuado de fuentes calificadas. (2 CFR 200.320) Los contratos de bienes o servicios que superen los límites de licitación requeridos por Public Contract Code 20111 deberán adjudicarse conforme a la ley de California y AR 3311 - Licitaciones, a menos que estén exentos de licitación conforme a la ley. Si una compra está exenta de licitación y la solicitud del distrito se realiza mediante una solicitud de propuestas, la adjudicación podrá hacerse mediante un contrato de precio fijo o de reembolso de costos adjudicado a la entidad cuya propuesta sea más ventajosa para el programa, considerando el precio y otros factores. (2 CFR 200.320) Las adquisiciones mediante propuestas no competitivas (fuente única) podrán utilizarse únicamente cuando el artículo esté disponible exclusivamente de una sola fuente, cuando la necesidad o emergencia no permita una demora resultante de la solicitud competitiva, cuando la agencia otorgante autorice expresamente la fuente única en respuesta a la solicitud del distrito, y/o cuando se determine que la competencia es inadecuada después de solicitar a varias fuentes. (2 CFR 200.320) Los contratos de tipo tiempo y materiales podrán utilizarse únicamente después de determinar que ningún otro contrato es adecuado y si el contrato incluye un precio tope que el contratista supera a su propio riesgo. Un contrato de tipo tiempo y materiales significa un contrato cuyo costo es la suma del costo real de los materiales y las horas de mano de obra directa cobradas a tarifas horarias fijas que reflejan salarios, gastos administrativos generales y ganancias. (200.328) Para cualquier compra de $25,000 o más, el Superintendente o su designado deberá verificar que cualquier proveedor que se utilice para adquirir bienes o servicios no esté excluido o descalificado por el gobierno federal. (2 CFR 180.220, 200.213) Todas las solicitudes deberán incorporar una descripción clara y precisa de los requisitos técnicos del material, producto o servicio a adquirir. Dicha descripción no deberá, en las adquisiciones competitivas, contener características que restrinjan indebidamente la competencia. La descripción deberá evitar especificaciones detalladas del producto en la medida de lo posible, pero podrá incluir una declaración sobre la naturaleza cualitativa del material, producto o servicio a adquirir y, cuando sea necesario, deberá establecer las características y normas mínimas esenciales con las que debe cumplir para satisfacer su uso previsto. Cuando sea impráctico o no sea económico hacer una descripción clara y precisa de los requisitos técnicos, podrá utilizarse una descripción de marca o equivalente para definir el rendimiento u otros requisitos sobresalientes de la adquisición, indicando claramente las características específicas de la marca nombrada que deben ser cumplidas por las ofertas. Además, toda solicitud deberá identificar todos los requisitos que la oferta debe cumplir y cualquier otro factor que se utilizará para evaluar las licitaciones o propuestas. (2 CFR 200.319) El Superintendente o su designado deberá mantener registros suficientes para documentar la adquisición, incluyendo, entre otros, la justificación del método de adquisición, la selección del tipo de contrato, la selección o rechazo del contratista y la base para el precio del contrato. (2 CFR 200.318) El Superintendente o su designado deberá garantizar que todos los contratos de compras que utilicen fondos de subvención federal contengan las disposiciones contractuales aplicables descritas en el Apéndice II de la Parte 200 - Disposiciones Contractuales para Contratos de Entidades No Federales bajo Premios Federales. (2 CFR 200.326) Gastos de capital El Superintendente o su designado deberá obtener aprobación previa por escrito de la agencia otorgante antes de utilizar fondos federales para realizar gastos de capital, incluida la adquisición de terrenos, instalaciones, equipo y propiedad intelectual, y los gastos para realizar adiciones, mejoras, modificaciones, reemplazos, reordenamientos, reinstalaciones, renovaciones o alteraciones a activos de capital que aumenten materialmente su valor o vida útil. (2 CFR 200.12, 200.13, 200.20, 200.33, 200.48, 200.58, 200.89, 200.313, 200.439) Conflicto de interés Ningún miembro de la Mesa Directiva, empleado del distrito ni representante del distrito deberá participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato respaldado por fondos federales si tiene un conflicto de interés real o aparente, como cuando él/ella o un miembro de su familia inmediata, su socio, o una organización que emplea o está por emplear a cualquiera de ellos tiene un interés financiero o un beneficio personal tangible de una empresa considerada para un contrato. Dichas personas tienen prohibido solicitar o aceptar gratificaciones, favores o cualquier cosa de valor monetario de contratistas o subcontratistas, a menos que el obsequio sea un artículo no solicitado de valor nominal. (2 CFR 200.318) Los empleados que participen en la selección, adjudicación y administración de contratos también deberán cumplir con BB 9270 - Conflicto de interés. Las personas involucradas en la selección, adjudicación o administración de un contrato respaldado por fondos federales estarán sujetas a medidas disciplinarias por cualquier violación de las normas de conflicto de interés. (2 CFR 200.318) Gestión de efectivo El Superintendente o su designado deberá garantizar el cumplimiento del distrito con 2 CFR 200.305 relativo a pagos y gestión de efectivo, incluyendo el cumplimiento de los métodos y procedimientos aplicables que minimicen el tiempo transcurrido entre la transferencia de fondos al distrito y el desembolso de fondos por parte del distrito. (2 CFR 200.305) Cuando lo autorice la ley, el distrito podrá recibir pagos anticipados de fondos de subvención federal, limitados a los montos mínimos necesarios y programados de acuerdo con los requisitos reales e inmediatos de efectivo del distrito para llevar a cabo el propósito del programa o proyecto. Salvo bajo condiciones específicas, el distrito deberá mantener los pagos anticipados en una cuenta que genere intereses. El distrito deberá remitir los intereses devengados sobre el pago anticipado a la agencia otorgante de manera anual, pero podrá retener los montos de interés especificados en 2 CFR 200.305 para gastos administrativos. (2 CFR 200.305) Cuando lo requiera la agencia otorgante, el distrito deberá en su lugar presentar una solicitud de reembolso de los gastos reales incurridos. El distrito también podrá solicitar el reembolso como alternativa a recibir pagos anticipados. (2 CFR 200.305) El Superintendente o su designado deberá mantener documentación fuente que respalde el gasto de fondos federales, tales como facturas, hojas de tiempo, talones de pago u otra documentación apropiada. Personal Todos los empleados del distrito que sean pagados total o parcialmente con fondos federales deberán documentar la cantidad de tiempo que dedican a las actividades de la subvención. Dichos registros deberán incorporarse a los registros oficiales del distrito y estarán sujetos a un sistema de controles internos que brinde una seguridad razonable de que los cargos son precisos, permitidos y correctamente asignados de conformidad con 2 CFR 200.430. (2 CFR 200.430) Los empleados cuyo salario se paga con fondos estatales o locales pero que se utilizan para cumplir con una contribución de participación en costos, aportación requerida o contribución en especie de la subvención federal deberán ser documentados de la misma manera que los salarios y sueldos reclamados para reembolso bajo una subvención federal. (2 CFR 200.430) Registros Salvo que se disponga lo contrario en 2 CFR 200.333, o cuando la ley estatal o la política del distrito requieran un período de retención más largo, los registros financieros, documentos de respaldo, registros estadísticos y todos los demás registros del distrito relacionados con un premio federal deberán conservarse por un período de tres años a partir de la fecha de presentación del informe final de gastos o, para un premio federal que se renueve trimestral o anualmente, a partir de la fecha de presentación del informe financiero trimestral o anual. (2 CFR 200.333) Auditorías Siempre que el distrito gaste $750,000 o más en fondos de subvención federal durante un año fiscal, deberá gestionar ya sea una auditoría única o una auditoría específica del programa de conformidad con 2 CFR 200.507 o 200.514. (2 CFR 200.501) El Superintendente o su designado deberá garantizar que la auditoría cumpla con los requisitos especificados en 2 CFR 200.500-200.521. Los registros específicos relativos a la auditoría de fondos federales gastados por el distrito deberán transmitirse a la oficina de intercambio designada por la Oficina Federal de Gestión y Presupuesto y deberán ponerse a disposición para inspección pública. Dichos registros deberán transmitirse dentro de los 30 días posteriores a la recepción del informe del auditor o dentro de los nueve meses posteriores al fin del período de auditoría, lo que ocurra primero, a menos que la agencia federal acuerde de antemano un período más largo o que una guía de auditoría específica del programa especifique un período diferente. (2 CFR 200.512) En caso de que la auditoría identifique alguna deficiencia, el Superintendente o su designado deberá actuar con prontitud para corregir la deficiencia identificada, producir las mejoras recomendadas, o demostrar que el hallazgo de auditoría no es válido o no justifica acción alguna. (2 CFR 200.26, 200.508, 200.511)