Contratos

La Mesa Directiva reconoce su responsabilidad de celebrar contratos en nombre del distrito para la adquisición de equipo, suministros, servicios y otros recursos necesarios para el logro de los objetivos del distrito. Al ejercer esta autoridad para celebrar un contrato, la Mesa Directiva deberá asegurarse de que los intereses del distrito estén protegidos y de que los términos del contrato cumplan con las normas legales aplicables, incluyendo, entre otras, los requisitos de licitación del Public Contract Code 20111. Los miembros de la Mesa Directiva y los empleados del distrito que participen en la celebración de contratos en nombre del distrito deberán cumplir con la ley aplicable y con la política del distrito sobre conflictos de interés, según se especifica en el Reglamento de la Mesa Directiva 9270 - Conflicto de Interés. La Mesa Directiva podrá, mediante voto mayoritario, delegar al Superintendente o su designado la autoridad para celebrar contratos en nombre del distrito. Para ser válidos o para constituir una obligación exigible contra el distrito, todos dichos contratos deberán ser aprobados y/o ratificados por la Mesa Directiva. (Education Code 17604, 17605, 35161) A menos que estén exentos de divulgación conforme a la ley estatal o federal, los contratos ejecutados para la compra de bienes o servicios, aun cuando el contrato contenga disposiciones que especifiquen que el contrato es confidencial o un registro de propiedad exclusiva del proveedor, son registros públicos a los cuales los miembros del público tendrán acceso. (Government Code 7928.801) Ningún contrato prohibirá a un empleado del distrito hablar negativamente de los bienes o servicios de cualquier parte contratante. (Education Code 35182.5) Si el distrito utiliza una entidad privada de cumplimiento laboral, el Superintendente o su designado deberá verificar que dicha entidad no tenga un conflicto de interés. (Labor Code 1771.8) Para los efectos de esta Política de la Mesa Directiva: - Una entidad privada de cumplimiento laboral es una empresa tercera contratada por un distrito para realizar actividades de cumplimiento y aplicación de normas laborales en proyectos de obras públicas en nombre del distrito. (Labor Code 1771.8) - Un conflicto de interés es una situación en la que una entidad privada de cumplimiento laboral realiza trabajo de cumplimiento laboral bajo contrato tanto para el distrito como para un contratista que está ofertando un proyecto de obras públicas para el distrito. (Labor Code 1771.8) Si la entidad privada de cumplimiento laboral del distrito busca responder a un presunto conflicto de interés, el Superintendente o su designado deberá consultar con la entidad y/o el contratista en relación con los contratos aplicables y la ley de obras públicas pertinente. (Labor Code 1771.8) Contratos para Alimentos o Bebidas No Nutritivos El distrito no celebrará ni renovará un contrato para la venta de alimentos o bebidas que no cumplan con las normas nutricionales aplicables especificadas en Education Code 49431-49431.7, 5 CCR 15500-15501 o 15575-15578, o 7 CFR 210.11 o 220.12, a menos que el contrato especifique que dicha venta ocurrirá fuera del campus o fuera de la restricción horaria especificada en la ley aplicable. Antes de que el distrito celebre o renueve un contrato que otorgue publicidad o venta exclusiva o no exclusiva de bebidas carbonatadas, bebidas no nutritivas o alimentos no nutritivos según se definen en la ley, la Mesa Directiva deberá asegurarse de que el distrito cuente con controles internos suficientes para proteger la integridad de los fondos públicos y para garantizar que los fondos recaudados como resultado del contrato beneficien a la educación pública. (Education Code 35182.5) El Superintendente o su designado desarrollará los procedimientos de control interno del distrito para proteger la integridad de los fondos públicos. Dichos controles internos podrán incluir, entre otros, los siguientes: 1. Procedimientos que produzcan estados financieros precisos y confiables y que, al mismo tiempo, resguarden los activos, los recursos financieros y la integridad de todo empleado responsable del manejo de dinero o propiedad Los sistemas de control deberán evaluarse y revisarse de manera sistemática para mantenerse al ritmo de las responsabilidades cambiantes de la dirección. 2. Procedimientos para garantizar que el personal del distrito no maneje efectivo ni productos en el plantel escolar El contrato deberá especificar que el proveedor abastezca las máquinas y deberá proporcionar la contabilidad del efectivo, junto con un cheque, por los ingresos del distrito directamente a la oficina de control. Para garantizar que los fondos recaudados por el contrato beneficien a las escuelas y los estudiantes del distrito: 1. El Superintendente o su designado podrá invitar a padres/tutores, estudiantes, personal y miembros interesados de la comunidad a hacer recomendaciones respecto al contrato, incluyendo recomendaciones sobre cómo se gastarán los fondos de una manera que beneficie a la educación pública 2. Antes de ratificar el contrato, la Mesa Directiva deberá designar los programas y actividades específicas que serán financiados con los ingresos del contrato y considerar cómo el contrato refleja la visión y los objetivos del distrito 3. El contrato deberá especificar que el contratista reporte, de manera trimestral, al Superintendente o su designado la cantidad de artículos alimenticios o bebidas vendidos dentro del distrito y la cantidad de dinero recaudado por las ventas El Superintendente o su designado reportará estas cantidades a la Mesa Directiva de manera regular. 4. El Superintendente o su designado deberá asegurarse de que el contrato no limite la capacidad de las organizaciones de estudiantes y padres para planificar y operar actividades de recaudación de fondos Cualquier contrato para la venta o publicidad de alimentos no nutritivos o bebidas carbonatadas o no nutritivas deberá celebrarse sobre una base de licitación competitiva conforme al Public Contract Code 20111 o mediante la emisión de una Solicitud de Propuesta. (Education Code 35182.5) La Mesa Directiva no celebrará ni renovará ningún contrato que otorgue publicidad o venta exclusiva o no exclusiva de bebidas carbonatadas, bebidas no nutritivas o alimentos no nutritivos hasta que los padres/tutores, estudiantes y miembros del público hayan tenido la oportunidad de comentar sobre el contrato en una audiencia pública celebrada durante una reunión ordinaria de la Mesa Directiva. La Mesa Directiva deberá identificar claramente, y de una manera reconocible para el público en general, en la agenda el contrato que se discutirá en la reunión. (Education Code 35182.5) La audiencia pública deberá incluir, entre otros temas, una discusión sobre el valor nutricional de los alimentos y bebidas vendidos dentro del distrito; la disponibilidad de frutas frescas, verduras y granos en las comidas y refrigerios escolares, incluyendo productos cultivados localmente y orgánicos; la cantidad de grasa, azúcar y aditivos en los alimentos y bebidas discutidos; y las barreras para la participación de los estudiantes en los programas de desayuno y almuerzo escolar. (Education Code 35182.5) El contrato será un registro público y estará accesible al público. El distrito no podrá incluir una cláusula de confidencialidad que impida al distrito o a una escuela del distrito hacer pública cualquier parte del contrato, ni podrá hacer cumplir ninguna cláusula de ese tipo incluida por una parte contratante. (Education Code 35182.5; Government Code 7928.801) Contratos para Productos o Servicios Electrónicos La Mesa Directiva no celebrará un contrato para productos o servicios electrónicos que requiera la difusión de publicidad a los estudiantes, a menos que la Mesa Directiva: (Education Code 35182.5) 1. Celebre el contrato en una audiencia pública con aviso previo de la Mesa Directiva 2. Haga una determinación de que el producto o servicio electrónico es o sería un componente integral de la educación de los estudiantes 3. Haga una determinación de que el distrito no puede costear el producto o servicio electrónico a menos que celebre un contrato para permitir la difusión de publicidad a los estudiantes 4. Como parte de la comunicación normal y continua del distrito a los padres/tutores, proporcione aviso por escrito de que la publicidad se utilizará en el salón de clases u otros centros de aprendizaje 5. Ofrezca a los padres/tutores la oportunidad de solicitar por escrito que el estudiante no sea expuesto al programa que contiene la publicidad La solicitud deberá ser atendida durante el año escolar en que se presente, o por más tiempo si así se especifica, pero podrá ser retirada por los padres/tutores en cualquier momento. Contratos para el Almacenamiento y Mantenimiento Digital de Registros Estudiantiles El distrito podrá celebrar o renovar un contrato con un tercero con el propósito de proporcionar servicios, incluyendo servicios en la nube, para el almacenamiento digital, la gestión y la recuperación de registros estudiantiles y/o para proporcionar software educativo digital que autorice a un proveedor externo de software educativo digital a acceder, almacenar y utilizar registros estudiantiles. Para estos efectos, los registros estudiantiles incluyen cualquier información que el distrito mantenga y que esté directamente relacionada con un estudiante y cualquier información adquirida directamente del estudiante mediante el uso de software o aplicaciones educativas asignadas al estudiante por un maestro u otro empleado del distrito, y no incluyen información desidentificada. (Education Code 49073.1) Todo contrato de este tipo deberá contener todos los siguientes elementos: (Education Code 49073.1) 1. Una declaración de que los registros estudiantiles continúan siendo propiedad del distrito y están bajo su control 2. Si aplica, una descripción de los medios por los cuales los estudiantes pueden retener la posesión y el control de su propio contenido generado por el estudiante, según se define en Education Code 49073.1, incluyendo las opciones mediante las cuales un estudiante puede transferir contenido generado por el estudiante a una cuenta personal 3. Una prohibición contra el uso por parte del tercero de cualquier información en el registro estudiantil para cualquier propósito que no sea el requerido o específicamente permitido por el contrato 4. Una descripción de los procedimientos mediante los cuales un padre/tutor o un estudiante de 18 años o más podrá revisar la información de identificación personal en los registros del estudiante y corregir información errónea 5. Una descripción de las acciones que el tercero tomará, incluyendo la designación y capacitación de personas responsables, para garantizar la seguridad y confidencialidad de los registros estudiantiles 6. Una descripción de los procedimientos para notificar al padre/tutor afectado, o al estudiante afectado si tiene 18 años o más, en caso de una divulgación no autorizada de los registros del estudiante 7. Una certificación de que los registros de un estudiante no serán retenidos ni estarán disponibles para el tercero al concluir los términos del contrato y una descripción de cómo se hará cumplir dicha certificación, excepto que estos requisitos no aplicarán al contenido generado por el estudiante si el estudiante elige establecer o mantener una cuenta con el tercero con el propósito de almacenar dicho contenido 8. Una descripción de cómo el distrito y el tercero garantizarán conjuntamente el cumplimiento de la Ley Federal de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia, 20 USC 1232g 9. Una prohibición contra el uso por parte del tercero de información de identificación personal en los registros estudiantiles para realizar publicidad dirigida Contratos para Servicios Personales Con el fin de lograr ahorros en costos, el distrito podrá celebrar o renovar un contrato para cualquier servicio personal que actualmente o habitualmente sea realizado por empleados clasificados si el contrato no desplaza a empleados del distrito y cumple con otras condiciones especificadas en Education Code 45103.1. Para celebrar o renovar dicho contrato, la Mesa Directiva deberá asegurarse de que el distrito cumpla con las condiciones especificadas en Education Code 45103.1. Además, el distrito podrá celebrar o renovar cualquier contrato para servicios personales sin cumplir con las condiciones descritas anteriormente, si existe cualquiera de las siguientes condiciones: (Education Code 45103.1) 1. El contrato es para nuevas funciones del distrito y la Legislatura ha mandatado o autorizado específicamente la realización del trabajo por contratistas independientes 2. Los servicios contratados no están disponibles dentro del distrito, no pueden ser realizados satisfactoriamente por empleados del distrito, o son de una naturaleza tan altamente especializada o técnica que el conocimiento experto, la experiencia y la capacidad necesarios no están disponibles a través del distrito 3. Los servicios son accesorios a un contrato para la compra o arrendamiento de bienes inmuebles o muebles, incluyendo, entre otros, acuerdos para dar servicio o mantenimiento a equipos de oficina o computadoras que se arrienden o renten 4. Los objetivos y propósitos de política, administrativos o legales del distrito no pueden lograrse mediante la utilización de personas seleccionadas conforme al proceso de contratación regular u ordinario del distrito 5. La naturaleza del trabajo es tal que se aplican los criterios para nombramientos de emergencia, según se definen en Education Code 45103.1 6. El contratista proporcionará equipo, materiales, instalaciones o servicios de apoyo que no podrían ser proporcionados de manera factible por el distrito en el lugar donde se realizarán los servicios 7. Los servicios son de una naturaleza tan urgente, temporal u ocasional que el retraso que resultaría de usar el proceso de contratación regular u ordinario del distrito frustraría su propio propósito