Registros del distrito

El Superintendente o su designado deberá asegurarse de que se utilice el software de computación adecuado para proteger todos los datos almacenados en las computadoras, incluyendo las computadoras conectadas a redes. Para prevenir daños o robos de datos, computadoras y equipo relacionado, él/ella deberá mantener inventarios completos y precisos, especificar las responsabilidades de los usuarios en caso de daños y proporcionar la supervisión adecuada en las áreas donde se usen computadoras. Clasificación de registros Antes del 1 de enero, el Superintendente o su designado deberá revisar los documentos y papeles originados durante el año escolar anterior y clasificarlos como Clase 1 (Permanentes), Clase 2 (Opcionales) o Clase 3 (Desechables). Los registros de naturaleza continua (activos y útiles para fines administrativos, legales, fiscales u otros a lo largo de varios años) no se clasificarán hasta que dicha utilidad haya cesado. El expediente acumulativo de un estudiante es un registro continuo hasta que el estudiante deje de estar matriculado en el distrito. (5 CCR 16022) Clase 1 - Registro Permanente (5 CCR 16023) El original de cada uno de los siguientes registros, o una copia exacta del mismo cuando la ley exija que el original sea presentado ante otra agencia, es un Registro de Clase 1 (Permanente) y deberá conservarse indefinidamente a menos que sea microfilmado de conformidad con 5 CCR 16022: - Informes anuales - Presupuesto oficial - Informes financieros de todos los fondos, incluyendo los fondos de cafetería y de asociación estudiantil - Auditoría de todos los fondos - Asistencia diaria promedio, incluyendo los informes del Período 1 y el Período 2 - Otros informes anuales principales, incluyendo: - Los que contienen información relacionada con propiedades, actividades, situación financiera o transacciones - Los declarados permanentes por las actas de la Mesa Directiva de Educación - Acciones oficiales - Actas de la Mesa Directiva o de los comités de la Mesa Directiva, incluyendo el texto de reglas, reglamentos, políticas o resoluciones incorporados únicamente por referencia - La convocatoria y el resultado de cualquier elección convocada, realizada o escrutada por la Mesa Directiva - Registros transmitidos por otra agencia relacionados con sus acciones respecto a la reorganización del distrito - Registros de Personal - Empleados Todos los registros detallados relacionados con el empleo, la asignación, los montos y las fechas del servicio prestado, la terminación o el despido de un empleado en cualquier puesto, el registro de licencia por enfermedad, la tasa de compensación, los salarios o sueldos pagados, las deducciones o retenciones realizadas y la persona o agencia a quien se pagaron dichos montos. En lugar de los registros detallados, un registro de nómina resumido, completo y verificado para cada empleado que contenga los mismos datos podrá clasificarse como Clase 1 (Permanente), y los registros detallados podrán entonces clasificarse como Clase 3 (Desechables). La información de naturaleza derogativa según se define en Education Code 44031 será de Clase 1 (Permanente) únicamente cuando haya vencido el plazo para presentar una queja o cuando el documento haya sido confirmado mediante el proceso de queja. - Estudiantes Los registros de matrícula y rendimiento académico de cada estudiante requeridos por 5 CCR 432, y todos los registros relacionados con cualquier accidente o lesión que involucre a un menor por el cual se haya presentado una reclamación de daños según lo exige la ley. Esto incluye cualquier póliza de seguro de responsabilidad civil relacionada, con la excepción de que estos registros dejan de ser de Clase 1 (Permanentes) un año después de que la reclamación haya sido resuelta o haya prescrito el plazo legal. - Registros de Propiedad Todos los registros detallados relacionados con terrenos, edificios y equipo. En lugar de los registros detallados, un libro mayor de propiedades completo podrá clasificarse como Clase 1 (Permanente). Los registros detallados podrán entonces clasificarse como Clase 3 (Desechables) si el libro mayor de propiedades incluye todos los activos fijos, un inventario de equipo y, para cada bien inmueble, la fecha de adquisición, el nombre del propietario anterior, una descripción legal, el monto pagado y datos comparables en caso de que la unidad sea enajenada. Clase 2 - Registros Opcionales (5 CCR 16024) Cualquier registro que se considere valioso conservar, pero que no sea un registro de Clase 1, podrá clasificarse como Clase 2 (Opcional) y deberá conservarse hasta que sea reclasificado como Clase 3 (Desechable). Si por acuerdo de la Mesa Directiva y el Superintendente o su designado no se ha realizado la clasificación de los registros del año anterior antes del 1 de enero, todos los registros del año anterior podrán clasificarse como Clase 2 (Opcionales) hasta que sean clasificados según lo requiere 5 CCR 16022. Dicha clasificación deberá realizarse dentro de un año. Clase 3 - Registros Desechables (5 CCR 16025, 16026, 16027) Todos los registros no clasificados como Clase 1 (Permanentes) ni como Clase 2 (Opcionales) serán clasificados como Clase 3 (Desechables). Estos incluyen, entre otros: registros detallados básicos para la auditoría, incluyendo los relacionados con la asistencia, la asistencia diaria promedio, o transacciones comerciales o financieras; registros detallados utilizados para preparar otro informe; registros de maestros si toda la información requerida por 5 CCR 432 se conserva en otros registros o si las páginas de Registros Generales se retiran del registro y se clasifican como Clase 1 (Permanentes); e informes periódicos, incluyendo informes diarios, semanales y mensuales, boletines e instrucciones. Los registros de Clase 3 (Desechables) serán destruidos durante el tercer año escolar posterior al más reciente de los siguientes eventos: - La finalización de cualquier auditoría legalmente requerida - El período de retención requerido por cualquier agencia que no sea el Estado de California - El año escolar en que se originaron los registros La Mesa Directiva de Educación autoriza el uso de consultores para brindar asesoramiento profesional especializado o servicios técnicos o de capacitación especializados que no se necesiten de manera continua y que el personal del distrito no pueda proporcionar debido a limitaciones de tiempo, experiencia o conocimiento. Las personas, empresas u organizaciones contratadas como consultores podrán ayudar a la administración en la toma de decisiones y/o en el desarrollo de proyectos relacionados con asuntos financieros, económicos, contables, de ingeniería, legales, administrativos, instruccionales u otros. Como parte del proceso de contratación, el Superintendente o su designado deberá determinar, de conformidad con las directrices del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service), que el consultor esté debidamente clasificado como contratista independiente. Los empleados del distrito que realicen servicios de consultoría como trabajo adicional no podrán ser contratados como contratistas independientes. Serán considerados empleados para todos los efectos, aun cuando los servicios adicionales no estén relacionados con sus funciones regulares. Todos los contratos de consultoría deberán ser presentados ante la Mesa Directiva para su aprobación. El distrito no podrá contratar servicios de consultoría que puedan ser prestados sin costo por una agencia u funcionario público, a menos que dichos servicios no estén disponibles de la fuente pública por razones ajenas al control del distrito. Todas las empresas calificadas o personas con conocimientos especializados deberán tener igualdad de oportunidades para los contratos de consultoría sin distinción de raza, credo, color, género, origen nacional o étnico, edad o discapacidad. Los contratistas independientes que soliciten un contrato de consultoría deberán presentar una declaración escrita de conflicto de interés en la que revelen intereses financieros según lo determine necesario el Superintendente o su designado, dependiendo del alcance de las funciones que desempeñará el consultor. El Superintendente o su designado considerará esta declaración al decidir si recomienda la contratación del consultor. Cuando empleados de una universidad pública, oficina de educación del condado u otra agencia pública presten servicios como consultores o personas con conocimientos especializados para el distrito, deberán certificar como parte del acuerdo de consultoría que no recibirán salario ni remuneración, salvo el pago de vacaciones, de ninguna otra agencia pública durante los días específicos en que trabajen para este distrito.