Actas y grabaciones

La Mesa Directiva reconoce que mantener actas precisas de las reuniones de la Mesa Directiva ayuda a fomentar la confianza pública en la gobernanza de la Mesa Directiva y proporciona un registro de las acciones de la Mesa Directiva para uso del personal del distrito y del público. El secretario de la Mesa Directiva deberá llevar actas y registrar todas las acciones oficiales de la Mesa Directiva. Las actas de la Mesa Directiva serán registros públicos y se pondrán a disposición del público cuando se soliciten. (Education Code 35145, 35163) Las actas de las reuniones de la Mesa Directiva incluirán, entre otras cosas: Una anotación de qué miembros de la Mesa Directiva están presentes, en persona o por teleconferencia, y si algún miembro no estuvo presente durante parte de la reunión debido a llegada tardía y/o salida anticipada Un breve resumen de la discusión de la Mesa Directiva sobre cada tema de la agenda, en lugar de un registro literal de los puntos de vista específicos de cada miembro de la Mesa Directiva durante la discusión Un resumen de los comentarios públicos realizados sobre los temas incluidos en la agenda y los temas no incluidos en la agenda El texto específico de cada moción y los nombres de los miembros de la Mesa Directiva que presentaron y secundaron la moción Los votos de preferencia emitidos por el/los miembro(s) estudiantil(es) de la Mesa Directiva (Education Code 35012) Cualquier acción tomada por la Mesa Directiva, y el voto o abstención sobre dicha acción de cada miembro de la Mesa Directiva presente (Education Code 35145; Government Code 54953) Las actas no incluirán la dirección, número de teléfono, fecha de nacimiento ni dirección de correo electrónico del estudiante o padre/tutor, ni el nombre del estudiante u otra información del directorio según se define en Education Code 49061. El Superintendente o su designado distribuirá una copia de las actas "no aprobadas" de la(s) reunión(es) anterior(es) junto con la agenda para la próxima reunión ordinaria. La Mesa Directiva aprobará las actas tal como fueron distribuidas o con las enmiendas necesarias. Una vez aprobadas por la Mesa Directiva, las actas serán firmadas por el Secretario. Las actas y grabaciones oficiales de la Mesa Directiva se almacenarán en un lugar seguro y se conservarán de conformidad con la ley. Cualquier acta o grabación llevada de las reuniones de la Mesa Directiva celebradas en sesión cerrada se conservará por separado de las actas o grabaciones de las reuniones ordinarias y especiales. Las actas o grabaciones de las sesiones cerradas no son registros públicos. (Government Code 54957.2) Grabación o Transmisión de Reuniones El distrito podrá grabar en cinta, filmar, transmitir en línea o difundir cualquier reunión abierta de la Mesa Directiva. Al inicio de la reunión, el presidente de la Mesa Directiva anunciará que se está realizando una grabación o transmisión por instrucción de la Mesa Directiva y que la grabación o transmisión puede capturar imágenes y sonidos de quienes asistan a la reunión. En la medida de lo posible, el dispositivo de grabación o la cámara se colocará a plena vista de los participantes de la reunión. Cualquier grabación del distrito podrá borrarse o destruirse 30 días después de la reunión. Las grabaciones realizadas por instrucción de la Mesa Directiva durante una reunión son registros públicos y, cuando se solicite, se pondrán a disposición para inspección por parte de los miembros del público en los equipos del distrito sin cargo. (Government Code 54953.5)