Fondos de actividades estudiantiles

La Mesa Directiva reconoce que las organizaciones estudiantiles pueden brindar a los estudiantes la oportunidad de llevar a cabo actividades cocurriculares valiosas, a la vez que les ayudan a aprender sobre prácticas financieras efectivas y a desarrollar habilidades de liderazgo y gestión. Con ese fin, la Mesa Directiva podrá aprobar la formación de organizaciones del cuerpo estudiantil asociado que estén compuestas exclusivamente por estudiantes, operen bajo la supervisión del director o de otro asesor empleado por el distrito, y estén sujetas al control y la reglamentación de la Mesa Directiva. Las organizaciones estudiantiles podrán recaudar y gastar fondos para apoyar actividades que promuevan el bienestar general, la moral y las experiencias educativas del cuerpo estudiantil. Recaudación de fondos Al inicio de cada año escolar, cada director o su designado deberá presentar al Superintendente o su designado una lista de los eventos de recaudación de fondos que cada organización estudiantil proponga realizar ese año. El Superintendente o su designado revisará los eventos propuestos y determinará si contribuyen a la experiencia educativa y si no están en conflicto con el programa educativo de la escuela ni lo perjudican. Al revisar los eventos propuestos, el Superintendente o su designado considerará los efectos de las actividades en la salud y seguridad de los estudiantes, evaluará el riesgo de responsabilidad legal para el distrito y se asegurará de que las actividades propuestas cumplan con la ley, las políticas de la Mesa Directiva y el reglamento administrativo. Administración e informes de fondos Los fondos del cuerpo estudiantil se administrarán de conformidad con la ley, los reglamentos, las políticas de la Mesa Directiva y procedimientos comerciales sólidos diseñados para fomentar el mayor rendimiento educativo posible para los estudiantes sin sacrificar la seguridad de los fondos. El Superintendente o su designado desarrollará procedimientos de control interno para proteger los activos de la organización, promover el éxito de las iniciativas de recaudación de fondos, proporcionar información financiera confiable y reducir el riesgo de fraude y abuso. Estos procedimientos detallarán la supervisión de las actividades y los fondos, incluyendo, entre otros aspectos, el rol apropiado y la provisión de capacitación para el personal y los estudiantes, los parámetros para los eventos en el plantel, los usos apropiados y prohibidos de los fondos, y los procesos de contabilidad y mantenimiento de registros, incluidos los procedimientos para manejar gastos cuestionables. El director o su designado será responsable de la conducción adecuada de todas las actividades financieras de la organización estudiantil. El presupuesto adoptado por la organización del cuerpo estudiantil deberá servir como el plan financiero para el año escolar y se presentará al Superintendente o su designado al inicio de cada año escolar. El Superintendente o su designado revisará periódicamente el uso de los fondos de la organización para asegurar el cumplimiento de los procedimientos de control interno del distrito. Los fondos provenientes del cuerpo estudiantil se desembolsarán de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización estudiantil. Todos los desembolsos deben ser aprobados por un empleado o funcionario designado por la Mesa Directiva, el empleado certificado que sea el asesor designado de la organización estudiantil y un representante de la organización estudiantil. (Education Code 48933) Cuando los fondos del cuerpo estudiantil se destinen a equipos, materiales o actividades que apoyen el programa atlético del distrito, el Superintendente o su designado se asegurará de que los gastos estén alineados con el compromiso del distrito de brindar oportunidades equitativas para hombres y mujeres. Debido a la participación administrativa y/o financiera directa del distrito en los activos de la organización estudiantil, el fondo de actividades estudiantiles se reportará en un fondo fiduciario de conformidad con el Governmental Accounting Standards Board Statement 84. La Mesa Directiva realizará una auditoría anual de las cuentas estudiantiles a cargo de un contador público certificado. El costo de la auditoría será pagado con fondos del distrito. (Education Code 41020)