Gastos y compras

La Mesa Directiva reconoce su responsabilidad fiduciaria de supervisar el gasto prudente de los fondos del distrito. Para servir de la mejor manera a los intereses del distrito, el Superintendente o su designado deberá desarrollar y mantener procedimientos de compra efectivos que sean coherentes con controles financieros sólidos y que garanticen que el distrito reciba el máximo valor por los artículos adquiridos. Él/ella deberá asegurarse de que los registros de gastos y compras se mantengan de conformidad con la ley. Autoridad de Gasto La Mesa Directiva revisará todas las transacciones realizadas por el Superintendente o su designado en nombre de la Mesa Directiva cada 60 días. (Education Code 17605) El Superintendente o su designado podrá autorizar un gasto que exceda el límite de la clasificación presupuestaria contra la cual el gasto es el cargo correspondiente, únicamente si existe una cantidad suficiente para cubrir la compra disponible en el presupuesto para ser transferida por la Mesa Directiva. Los fondos del distrito no podrán utilizarse para la compra de bebidas alcohólicas. (Education Code 32435) Procedimientos de Compra En la medida de lo posible, los bienes y servicios adquiridos deberán satisfacer las necesidades de la persona o departamento que los solicita al precio más bajo compatible con las prácticas estándar de compra. Los costos de mantenimiento, los costos de reposición y los valores de intercambio deberán considerarse al determinar el precio de compra más económico. Cuando el precio, la idoneidad y la calidad sean iguales, se deberán preferir los productos reciclados al adquirir materiales para uso en las escuelas y edificios del distrito. Cuando el precio, la idoneidad y la calidad sean iguales, el distrito procurará comprar a proveedores locales. Todas las compras deberán realizarse mediante contrato formal u orden de compra y deberán estar acompañadas de un recibo. Con el fin de eliminar el procesamiento de numerosas órdenes de compra de montos pequeños, el Superintendente o su designado podrá crear un sistema de órdenes de compra "globales" o "abiertas" para la adquisición de artículos menores según sea necesario con un proveedor. Él/ella deberá asegurarse de que el sistema de órdenes de compra "abiertas" especifique un monto máximo de compra, los tipos de artículos que pueden adquirirse bajo dicha orden, las personas autorizadas para aprobar las compras y la fecha de vencimiento de la orden "abierta".