Informes financieros y rendición de cuentas

La Mesa Directiva se compromete a garantizar la rendición de cuentas pública y la salud fiscal del distrito. La Mesa Directiva adoptará políticas y prácticas sólidas de gestión fiscal, supervisará la situación financiera del distrito y evaluará continuamente si el presupuesto y las operaciones financieras del distrito respaldan las metas del distrito para el logro estudiantil. El Superintendente o su designado se asegurará de que los informes financieros del distrito se preparen de conformidad con la ley y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de presentación de informes financieros estipuladas por el Governmental Accounting Standards Board y el Departamento de Educación de California (CDE). El Superintendente o su designado establecerá un sistema de controles internos continuos para garantizar la confiabilidad de los informes financieros. Cuando lo exija la ley o según las instrucciones de la Mesa Directiva, el Superintendente o su designado presentará a la Mesa Directiva informes sobre la situación financiera del distrito, incluyendo, entre otros, cualquier informe especificado en esta política de la Mesa Directiva o en el reglamento administrativo que la acompaña. Cuando la presentación de dicho informe a una agencia local, estatal o federal requiera la aprobación previa de la Mesa Directiva, el Superintendente o su designado proporcionará el informe a la Mesa Directiva con suficiente anticipación para que la Mesa Directiva pueda revisarlo cuidadosamente sin incumplir ningún plazo de presentación aplicable. La Mesa Directiva evaluará la situación financiera del distrito varias veces al año y comunicará los resultados al público, y utilizará los informes financieros para determinar las acciones y las modificaciones al presupuesto, si las hubiera, que sean necesarias para garantizar la estabilidad financiera del distrito. Si las condiciones del distrito anticipan dificultades fiscales o indican que el distrito podría no ser capaz de cumplir con sus obligaciones fiscales, la Mesa Directiva y el Superintendente o su designado tomarán medidas para resolver estas condiciones sin demora. La Mesa Directiva trabajará en cooperación con el Superintendente de Escuelas del Condado para mejorar la salud fiscal del distrito y podrá contratar a una persona o entidad externa para que brinde al distrito la asesoría, la gestión fiscal o la capacitación que necesite. Si el distrito enfrenta insolvencia fiscal, la Mesa Directiva podrá considerar solicitar al estado una asignación de emergencia que supere el 200 por ciento de la reserva recomendada para el distrito. Antes de solicitar dicha asignación de emergencia, la Mesa Directiva deberá debatir, en una sesión ordinaria o especial, la necesidad de una asignación de emergencia y recibir testimonios sobre la asignación de parte de los padres/tutores, los representantes exclusivos de los empleados del distrito y otros miembros de la comunidad. (Education Code 41326) Ingresos y gastos reales no auditados A más tardar el 15 de septiembre, la Mesa Directiva aprobará y presentará ante el Superintendente del Condado un estado de los ingresos y gastos reales no auditados del distrito correspondientes al año fiscal anterior. El Superintendente o su designado preparará este estado utilizando la estructura de códigos de cuenta estandarizada del estado (SACS, por sus siglas en inglés) según lo prescrito por el Superintendente de Instrucción Pública (SPI). (Education Code 42100) Resolución sobre el límite de apropiaciones Gann A más tardar el 15 de septiembre, la Mesa Directiva deberá, en una sesión ordinaria o especial, adoptar una resolución que identifique, conforme al Government Code 7900-7914, el límite de apropiaciones estimado del distrito para el año fiscal en curso y el límite de apropiaciones real para el año fiscal anterior. La documentación utilizada para identificar estos límites se pondrá a disposición del público el día de la sesión de la Mesa Directiva. (Education Code 42132; Government Code 7910) Informes provisionales/Certificación de la capacidad para cumplir con las obligaciones fiscales Cada año fiscal, el Superintendente o su designado presentará a la Mesa Directiva dos informes provisionales. El primer informe abarcará la situación financiera y presupuestaria del distrito para el período que finaliza el 31 de octubre, y el segundo informe abarcará el período que finaliza el 31 de enero. Estos informes y los datos de respaldo serán puestos a disposición del público por el distrito para su revisión. (Education Code 42130) Dentro de los 45 días posteriores al cierre del período informado, la Mesa Directiva aprobará el informe provisional y, con base en el informe provisional y cualquier información financiera adicional que conozca la Mesa Directiva, certificará por escrito si el distrito podrá cumplir con sus obligaciones fiscales durante el resto del año fiscal y, con base en los pronósticos actuales, durante los dos años fiscales siguientes. La certificación se clasificará como una de las siguientes: (Education Code 42130, 42131) "Certificación positiva" que indica que el distrito cumplirá con sus obligaciones financieras para el año fiscal en curso y los dos años fiscales siguientes "Certificación calificada" que indica que el distrito podría no cumplir con sus obligaciones financieras para el año fiscal en curso o los dos años fiscales siguientes "Certificación negativa" que indica que el distrito no podrá cumplir con sus obligaciones financieras durante el resto del año fiscal o el año fiscal siguiente El Superintendente o su designado presentará una copia de cada informe provisional y certificación al Superintendente del Condado utilizando el software SACS del estado, según lo prescrito por el SPI. (Education Code 42130, 42131) Si la certificación del distrito es modificada posteriormente por el Superintendente del Condado de una certificación positiva a una calificada o negativa, o de una calificada a una negativa, la Mesa Directiva podrá apelar la decisión ante el SPI dentro de los cinco días siguientes a la recepción del aviso de cambio. (Education Code 42131) Siempre que el distrito reciba una certificación calificada o negativa de parte de la Mesa Directiva o del Superintendente del Condado, el Superintendente o su designado cooperará en la implementación de cualquier medida correctiva tomada o prescrita por el Superintendente del Condado. (Education Code 42131) Si el segundo informe provisional va acompañado de una certificación calificada o negativa, la Mesa Directiva deberá, a más tardar el 1 de junio, proporcionar al Superintendente del Condado, al Contralor del Estado y al SPI un estado financiero al 30 de abril ("tercer informe provisional") que proyecte los saldos de fondos y efectivo del distrito hasta el 30 de junio. (Education Code 42131) Si en cualquier momento durante el año fiscal el Superintendente del Condado concluye que el presupuesto del distrito no cumple con las normas y criterios de estabilidad financiera y realiza una revisión exhaustiva de las condiciones financieras y presupuestarias del distrito, la Mesa Directiva revisará cualquier informe de los hallazgos y recomendaciones del Superintendente del Condado en una sesión pública de la Mesa Directiva. Dentro de los 15 días siguientes a la recepción del informe, el distrito notificará al Superintendente del Condado y al SPI sobre las acciones propuestas por la Mesa Directiva con respecto a la recomendación. (Education Code 42637) Informe de auditoría A más tardar el 1 de abril de cada año, la Mesa Directiva dispondrá la realización de una auditoría anual de los libros y cuentas del distrito. (Education Code 41020) Para realizar la auditoría, la Mesa Directiva seleccionará a un contador público certificado o contador público con licencia otorgada por el State Board of Accountancy de entre aquellos considerados calificados por el Contralor del Estado. (Education Code 41020, 41020.5) Salvo en los casos en que, según lo determine el Education Audits Appeal Panel, no haya ningún auditor elegible disponible, no se seleccionará a una firma de contabilidad pública cuyo socio auditor principal o coordinador que tenga la responsabilidad primaria de la auditoría, o cuyo socio auditor responsable de revisar la auditoría, haya prestado servicios de auditoría al distrito en cada uno de los seis años fiscales anteriores para realizar una auditoría del distrito. (Education Code 41020) A más tardar el 15 de diciembre, el informe de la auditoría del año fiscal anterior deberá presentarse ante el Superintendente del Condado, el CDE y el Contralor del Estado. (Education Code 41020) Antes del 15 de diciembre cuando sea posible, pero en ningún caso después del 31 de enero, la Mesa Directiva revisará, en una sesión abierta, la auditoría anual del distrito correspondiente al año anterior, cualquier excepción de auditoría identificada en dicha auditoría, las recomendaciones o hallazgos de cualquier carta de gestión emitida por el auditor, y cualquier descripción de corrección o planes para corregir cualquier excepción o asunto planteado en una carta de gestión. (Education Code 41020.3) La Mesa Directiva tendrá la oportunidad en la sesión de hacer preguntas al auditor y solicitar información adicional sobre los hallazgos de la auditoría. Comité de auditoría La Mesa Directiva podrá designar un comité de auditoría integrado por personal con conocimientos en materia fiscal, otro personal y representantes de la comunidad. El comité tendrá carácter consultivo y podrá: Hacer recomendaciones sobre la selección del auditor independiente externo de conformidad con Education Code 41020 y 41020.5 Revisar el plan para el proceso de auditoría con el auditor independiente para determinar la suficiencia de la naturaleza, el alcance y el calendario de la auditoría Revisar los resultados de la auditoría y participar con el auditor independiente y la administración en la elaboración de las recomendaciones y respuestas finales Participar con el auditor independiente en la presentación del informe de auditoría a la Mesa Directiva Revisar las políticas de la Mesa Directiva y los reglamentos administrativos para recomendar las revisiones necesarias que garanticen una presentación efectiva de informes financieros Aportar opiniones sobre la efectividad del auditor independiente Informar periódicamente a la Mesa Directiva sobre el estado de las recomendaciones previas de la auditoría para mejorar los sistemas de contabilidad y control interno