Administración de activos y cuentas del distrito

La Mesa Directiva reconoce su responsabilidad fiduciaria de administrar y salvaguardar de manera efectiva los activos y recursos del distrito con el fin de contribuir al logro de las metas del distrito en materia de aprendizaje estudiantil. El Superintendente o su designado establecerá y mantendrá un sistema de gestión financiera preciso y eficiente que mejore la capacidad del distrito para cumplir con sus obligaciones fiscales, produzca informes financieros confiables y cumpla con las leyes, reglamentos, políticas y procedimientos. El Superintendente o su designado se asegurará de que el sistema contable del distrito proporcione controles internos continuos y cumpla con las normas contables generalmente aceptadas según lo especificado por el Departamento de Educación de California y, según corresponda, por la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (Governmental Accounting Standards Board, GASB). Cuando lo exija la ley o según las instrucciones de la Mesa Directiva, y de conformidad con la Política de la Mesa Directiva y el Reglamento Administrativo 3460 - Informes Financieros y Rendición de Cuentas, el Superintendente o su designado presentará a la Mesa Directiva informes sobre la situación financiera del distrito. Activos de Capital El Superintendente o su designado desarrollará un sistema para identificar y valorar con precisión los activos del distrito con el fin de contribuir a garantizar la rendición de cuentas financiera y minimizar el riesgo de pérdida o uso indebido. Los activos del distrito con una vida útil de más de un año y un costo inicial de adquisición de $5,000 o más se considerarán activos de capital. El Superintendente o su designado determinará la vida útil estimada de cada activo de capital y calculará e informará la pérdida de valor estimada o la depreciación durante cada período contable para todos los activos de capital. Controles Internos/Prevención del Fraude La Mesa Directiva espera que los miembros de la Mesa Directiva, los empleados, consultores, proveedores, contratistas y otras partes que mantengan una relación comercial con el distrito actúen con integridad y la debida diligencia en los asuntos relacionados con los activos y recursos fiscales del distrito. Los miembros de la Mesa Directiva y los empleados del distrito que participen en la celebración de contratos en nombre del distrito deberán cumplir con la política del distrito sobre conflictos de interés, según lo especificado en el Reglamento de la Mesa Directiva 9270 - Conflicto de Interés. El Superintendente o su designado desarrollará controles internos que contribuyan a la prevención y detección de fraude, irregularidades financieras o irregularidades dentro del distrito, colaboren con la operación efectiva y eficiente del distrito, produzcan información financiera confiable y garanticen el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables. Estos controles internos pueden incluir, entre otros, la separación y supervisión de las funciones de los empleados relacionadas con la autorización, la custodia de activos y el registro o reporte de transacciones; la elaboración de descripciones de puestos detalladas y por escrito que expliquen la separación de funciones; la adopción de un sistema financiero integrado; el desarrollo de conciliaciones oportunas de presupuestos, libros contables y cuentas; la realización de verificaciones de antecedentes de los empleados de la oficina de finanzas; y la exigencia de capacitación continua en servicio para el personal de la oficina de finanzas y los miembros de la mesa directiva sobre la importancia de la prevención del fraude, la gestión financiera, el presupuesto y la gobernanza. Todos los empleados deberán estar atentos a cualquier indicio de fraude, irregularidad financiera o irregularidad dentro de su área de responsabilidad. Todo empleado que sospeche de fraude, irregularidad o irregularidad deberá informar de inmediato esas sospechas al supervisor inmediato del empleado y/o al Superintendente o su designado. Además, el Superintendente o su designado establecerá un método para que los empleados y personas externas puedan reportar de forma anónima cualquier caso sospechoso de fraude, irregularidad o irregularidad. El Superintendente o su designado tendrá la responsabilidad principal de llevar a cabo las investigaciones necesarias sobre posibles fraudes, irregularidades o irregularidades, en coordinación con el asesor legal, los auditores del distrito, el Equipo de Asistencia en Crisis Fiscal y Gestión (Fiscal Crisis and Management Assistance Team, FCMAT), las agencias de aplicación de la ley u otras entidades gubernamentales, según corresponda. El Superintendente o su designado presentará informes periódicos a la Mesa Directiva sobre el estado de los procedimientos de control interno del distrito y recomendará las revisiones necesarias a las políticas de la Mesa Directiva o a los reglamentos administrativos relacionados.