Gastos de viaje

La Mesa Directiva reconoce que los empleados del distrito pueden incurrir en gastos en el curso del desempeño de sus funciones y responsabilidades asignadas. Para garantizar el uso prudente de los fondos públicos, el Superintendente o su designado establecerá reglas para mantener dichos gastos al mínimo, al mismo tiempo que brindará a los empleados un nivel razonable de seguridad y comodidad. El Superintendente o su designado podrá aprobar las solicitudes de los empleados para asistir a reuniones de acuerdo con el presupuesto adoptado. Los gastos serán reembolsados dentro de los límites aprobados por la Mesa Directiva. El Superintendente o su designado establecerá procedimientos para la presentación y verificación de reclamaciones de gastos. Cuando sea necesario, el Superintendente o su designado podrá aprobar un adelanto en efectivo, que no exceda los gastos reembolsables estimados de bolsillo, a un empleado autorizado para viajar por asuntos del distrito. Dentro de los 10 días hábiles siguientes al regreso del viaje, el empleado deberá presentar un informe final con toda la documentación de respaldo necesaria. El empleado deberá reembolsar al distrito cualquier cantidad del adelanto en efectivo que exceda los gastos reembolsables aprobados reales. La Mesa Directiva podrá establecer una asignación, ya sea por millaje o de forma mensual, para reembolsar a los empleados autorizados por el uso de sus propios vehículos en el desempeño de sus funciones asignadas. Todo viaje fuera del estado para el cual se solicitará reembolso deberá contar con la aprobación del Superintendente. Los gastos de viaje que no hayan sido presupuestados previamente también deberán ser aprobados de manera individual por el Superintendente o su designado si se determina que el viaje es esencial y que los recursos pueden obtenerse o redirigirse para este fin. Los gastos de viaje reembolsables pueden incluir, entre otros, los costos de transporte, tarifas de estacionamiento, peajes de puentes o carreteras, alojamiento cuando los asuntos del distrito requieran razonablemente pernoctar, tarifas de inscripción a seminarios y conferencias, gastos de teléfono y otras comunicaciones incurridos por asuntos del distrito, y otros gastos incidentales necesarios. El distrito no reembolsará gastos de viaje personales, incluyendo, entre otros, alcohol, entretenimiento, lavandería, gastos de cualquier familiar que acompañe al empleado en asuntos relacionados con el distrito, uso personal de un automóvil, y pérdidas personales o multas de tráfico incurridas durante viajes por asuntos del distrito. Salvo disposición en contrario, el reembolso de los gastos de viaje se basará en los gastos reales documentados mediante recibos. Los empleados autorizados serán reembolsados por el uso de sus propios vehículos privados en el desempeño de sus funciones asignadas, ya sea por millaje o de forma mensual, según lo determine el Superintendente o su designado. (Education Code 44033) La asignación por millaje que el distrito otorga a los empleados por el uso de sus vehículos privados será igual a la tarifa establecida por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service). Los vehículos deben compartirse siempre que sea posible para minimizar los costos de viaje. Ningún empleado tendrá derecho a reembolso por viaje en automóvil cuando el empleado sea transportado sin costo alguno o por otro empleado que tenga derecho al reembolso de gastos. Los costos de comidas serán reembolsados con base en los gastos reales documentados, dentro de los montos máximos establecidos por el Superintendente o su designado y según el horario del día en que el viaje por asuntos del distrito comienza y termina. Cualquier gasto que exceda la tarifa máxima de reembolso establecida por el distrito será reembolsado únicamente con la aprobación del Superintendente o su designado. Todas las reclamaciones de reembolso de gastos deberán presentarse en un formulario del distrito, dentro de los 10 días hábiles siguientes al regreso del viaje cuando sea posible. El formulario deberá ir acompañado de recibos y cualquier explicación necesaria para documentar que los gastos cumplen con los criterios del distrito para el reembolso. El Superintendente o su designado aprobará las reclamaciones de gastos únicamente tras verificar que se haya proporcionado toda la documentación necesaria y que todos los gastos sean apropiados y estén relacionados con los asuntos del distrito. Si una reclamación de gastos es rechazada por falta de documentación o por gastos inapropiados, el empleado podrá ser personalmente responsable de cualquier costo indebido incurrido.