Reembolso de teléfono celular

El distrito podrá otorgar una asignación a un empleado por el uso de su teléfono celular o dispositivo de comunicaciones móviles de propiedad personal para asuntos relacionados con el distrito. La asignación se determinará según los requisitos laborales del empleado. La asignación se entregará al empleado, quien será responsable de los pagos al proveedor de servicios. El distrito podrá adquirir teléfonos celulares u otros dispositivos de comunicaciones móviles para uso de los empleados en asuntos relacionados con el distrito. Los empleados que no reciban una asignación ni dispositivos de comunicaciones móviles de propiedad del distrito podrán ser reembolsados por los gastos reales de las llamadas de negocios realizadas desde su equipo de propiedad personal, de conformidad con los procedimientos de reembolso de gastos del distrito. El Superintendente o su designado determinará si un empleado requiere un teléfono celular u otro dispositivo de comunicaciones móviles para el desempeño eficiente de sus responsabilidades laborales. Los factores que se tomarán en cuenta incluyen, entre otros, si las responsabilidades laborales del empleado requieren: - Necesidad de comunicarse con frecuencia y no tener acceso fácil a un teléfono del distrito - Necesidad de comunicarse de inmediato para garantizar la seguridad del personal y los estudiantes del distrito, o la seguridad de los bienes del distrito - Necesidad de estar disponible debido a viajes frecuentes o trabajo fuera de la oficina El Superintendente o su designado desarrollará un sistema uniforme para identificar las necesidades de teléfono celular o dispositivo de comunicaciones móviles de los empleados y el método más rentable para proporcionar el equipo necesario a los empleados. Asimismo, desarrollará un sistema para supervisar el uso por parte de los empleados y el reembolso de costos. Si un empleado hace mal uso del teléfono celular u otro dispositivo de comunicaciones móviles, o deja de trabajar para el distrito, será responsable de las tarifas o cargos asociados con la cancelación del contrato de servicio. Si el Superintendente o su designado determina que un empleado ya no necesita un teléfono celular u otro dispositivo de comunicaciones móviles para desempeñar sus responsabilidades laborales, cualquier tarifa o cargo asociado con la cancelación del contrato de servicio será responsabilidad del distrito. Documentación de registros para efectos fiscales Documentación del uso personal y auditoría de registros por parte del distrito Cuando un empleado recibe una asignación mensual por el uso de su teléfono celular o dispositivo de comunicaciones móviles de propiedad personal, o se le ha proporcionado el uso de un dispositivo de propiedad del distrito, deberá identificar las llamadas personales en la factura mensual y reembolsar al distrito el costo de dichas llamadas personales. (26 CFR 1.132-5) Con el fin de cumplir con los requisitos de documentación y comprobación del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service) en relación con los ingresos sujetos a impuestos, el Superintendente o su designado establecerá un sistema que exija al empleado mantener documentación que distinga los cargos personales de los laborales, así como un sistema para que el distrito audite las facturas del empleado y confirme el uso correcto para fines laborales.