{
  "code": "5125",
  "type": "AR",
  "titleEs": "Expedientes estudiantiles",
  "contentTextEs": "Definiciones\n\nAcceso significa la inspección personal y revisión de un expediente o de una copia exacta de un expediente, o la recepción de una copia exacta de un expediente o una descripción oral o comunicación de un expediente, y una solicitud de divulgación de una copia de cualquier expediente. (Education Code 49061)\n\nEstudiante adulto/a es una persona que está o estuvo inscrita en la escuela y que tiene al menos 18 años de edad. (5 CCR 430)\n\nAsistencia escolar incluye, entre otras cosas, la asistencia en persona o por correspondencia en papel, videoconferencia, satélite, Internet u otras tecnologías electrónicas de información y telecomunicaciones para estudiantes que no están físicamente presentes en el salón de clases, y el período durante el cual una persona trabaja bajo un programa de trabajo y estudio. (34 CFR 99.3)\n\nContratista o consultor/a es cualquier persona que tiene un acuerdo escrito formal o contrato con el distrito en relación con la prestación de servicios o funciones que el distrito ha externalizado. El contratista o consultor/a no incluye a un/a voluntario/a u otra parte. (Education Code 49076)\n\nAgencia de colocación del condado significa el departamento de servicios sociales del condado o el departamento de libertad condicional del condado. (Education Code 49061)\n\nCustodio/a de expedientes es el/la empleado/a responsable de la seguridad de los expedientes de los estudiantes que mantiene el distrito y de desarrollar procedimientos para garantizar que el acceso a dichos expedientes esté limitado a las personas autorizadas. (5 CCR 433)\n\nDivulgación significa permitir el acceso, o la publicación, transferencia u otra comunicación de información de identificación personal contenida en los expedientes de los estudiantes a cualquier parte, excepto la parte que proporcionó o creó el expediente, por cualquier medio, incluido oral, escrito o electrónico. (34 CFR 99.3)\n\nInterés educativo legítimo es un interés que posee cualquier funcionario/a escolar, empleado/a, contratista o consultor/a cuyas funciones oficiales, responsabilidades u obligaciones contractuales con el distrito, ya sean de rutina o como resultado de circunstancias especiales, requieren acceso a la información contenida en los expedientes de los estudiantes.\n\nExpedientes estudiantiles intermedios obligatorios son aquellos expedientes que se instruye a las escuelas a compilar y mantener por períodos de tiempo específicos y que luego se destruyen de conformidad con la ley estatal, el reglamento o la directiva administrativa. (5 CCR 430)\n\nExpedientes estudiantiles permanentes obligatorios son aquellos expedientes que se mantienen a perpetuidad y que las escuelas han sido instruidas a compilar por ley estatal, reglamento o directiva administrativa. (5 CCR 430)\n\nPadre/madre/tutor/a significa un padre o madre biológico/a, padre o madre adoptivo/a, tutor/a legal, padre o madre sustituto/a, o padre o madre de crianza. (Education Code 49061, 56050, 56055)\n\nExpedientes estudiantiles permitidos son aquellos expedientes que tienen una importancia clara únicamente para el proceso educativo actual del estudiante. (5 CCR 430)\n\nLa información de identificación personal incluye, entre otras cosas: (34 CFR 99.3)\n\n- El nombre del estudiante\n\n- El nombre del padre/madre/tutor/a o hermanos/as del estudiante que también estén inscritos en el distrito.\n\n- La dirección del estudiante o de la familia del estudiante.\n\n- Un identificador personal, como el número de estudiante\n\n- Otros identificadores indirectos, como la fecha de nacimiento del estudiante, lugar de nacimiento y apellido de soltera de la madre\n\n- Otra información que, sola o en combinación, esté vinculada o sea vinculable a un estudiante específico y que permitiría a una persona razonable en la comunidad escolar, que no tiene conocimiento personal de las circunstancias relevantes, identificar al estudiante con certeza razonable\n\n- Información solicitada por una persona de quien el distrito tiene motivos razonables para creer que conoce la identidad del estudiante al que se refiere el expediente estudiantil\n\nFuncionarios/as y empleados/as escolares son funcionarios/as o empleados/as, incluidos los maestros/as, cuyas funciones y responsabilidades con el distrito, ya sean de rutina o como resultado de circunstancias especiales, requieren acceso a los expedientes de los estudiantes. (34 CFR 99.31)\n\nEstudiante significa cualquier individuo que está o ha estado inscrito en el distrito y sobre quien el distrito mantiene expedientes de estudiantes. (34 CFR 99.3)\n\nExpedientes estudiantiles son cualquier elemento de información (en manuscrito, impreso, cinta, película, computadora u otro medio) recopilado dentro o fuera del distrito que esté directamente relacionado con un estudiante identificable y que sea mantenido por el distrito, que deba ser mantenido por un/a empleado/a en el desempeño de sus funciones, o que sea mantenido por una parte que actúa en nombre del distrito. Cualquier información mantenida con el propósito de revisión por una segunda parte se considera un expediente estudiantil. Los expedientes estudiantiles incluyen el expediente de salud del estudiante. (Education Code 49061, 49062; 5 CCR 430; 34 CFR 99.3)\n\nLos expedientes estudiantiles no incluyen: (Education Code 49061, 49062; 34 CFR 99.3)\n\n- Información del directorio\n\n- Notas informales compiladas por un/a funcionario/a o empleado/a escolar que permanecen en posesión exclusiva de quien las elaboró, se usan únicamente como ayuda personal de memoria y no son accesibles ni reveladas a ninguna otra persona, excepto a un/a empleado/a sustituto/a\n\n- Expedientes de la unidad de cumplimiento de la ley del distrito, según se especifica en 34 CFR 99.8\n\n- Expedientes creados o recibidos por el distrito después de que una persona ya no es estudiante y que no están directamente relacionados con la asistencia escolar de esa persona como estudiante\n\n- Calificaciones en trabajos calificados por compañeros antes de que sean recopilados y registrados por un/a maestro/a\n\nPersonas a quienes se otorga acceso absoluto\n\nDe conformidad con la ley, se otorgará acceso absoluto a cualquier expediente estudiantil a:\n\n- Padres/madres/tutores/as de estudiantes menores de 18 años, incluido el padre o la madre que no tiene la custodia del estudiante (Education Code 49069.7; Family Code 3025)\n\n\tSin embargo, el distrito no divulgará expedientes estudiantiles a una parte, incluido un padre/madre/tutor/a, que esté legalmente prohibida de acceder a los expedientes e información de un estudiante en virtud de que el padre/madre/tutor/a haya perdido los derechos educativos por orden judicial. (Family Code 6323.5)\n\n- Un/a estudiante adulto/a, o un/a estudiante menor de 18 años que asiste a una institución postsecundaria, en cuyo caso el/la estudiante solo ejercerá los derechos relacionados con sus propios expedientes estudiantiles y otorgará el consentimiento para la divulgación de sus propios expedientes (34 CFR 99.3, 99.5)\n\n- Padres/madres/tutores/as de un/a estudiante adulto/a con necesidades excepcionales que tiene 18 años o más y ha sido declarado/a incompetente conforme a la ley estatal (Education Code 56041.5)\n\nAcceso para propósito limitado/interés educativo legítimo\n\nLas siguientes personas o agencias tendrán acceso a los expedientes particulares que sean relevantes para su interés educativo legítimo u otro propósito legalmente autorizado:\n\n- Padres/madres/tutores/as de un/a estudiante de 18 años de edad o mayor que sea un/a hijo/a dependiente según se define en 26 USC 152 (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n- Estudiantes de 16 años o mayores o que hayan completado el décimo grado (Education Code 49076)\n\n- Funcionarios/as y empleados/as escolares, de acuerdo con la definición proporcionada en \"Definiciones,\" arriba (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n- Miembros de una junta de revisión de asistencia escolar (SARB, por sus siglas en inglés) designados conforme a Education Code 48321 que sean representantes autorizados del distrito y cualquier ayudante voluntario/a de 18 años o más que haya sido investigado/a, seleccionado/a y capacitado/a por la SARB para proporcionar servicios de seguimiento a un/a estudiante referido/a (Education Code 49076)\n\n- Funcionarios/as y empleados/as de otras escuelas públicas, sistemas escolares o instituciones postsecundarias donde el/la estudiante tiene la intención de inscribirse o ha sido dirigido/a a inscribirse, incluyendo instalaciones correccionales locales, del condado o estatales donde se ofrecen programas educativos que conducen a la graduación de la escuela secundaria, o donde el/la estudiante ya está inscrito/a, siempre y cuando la divulgación sea para propósitos relacionados con la inscripción o transferencia del/la estudiante (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n\tA menos que la notificación anual a padres/madres/tutores/as emitida conforme a Education Code 48980 incluya una declaración de que el distrito puede divulgar información de identificación personal de los estudiantes a funcionarios/as de otra escuela, sistema escolar o institución postsecundaria donde el/la estudiante busca o tiene la intención de inscribirse, el/la Superintendente o su designado/a deberá, cuando se realice dicha divulgación, hacer un intento razonable de notificar al padre/madre/tutor/a o al/a la estudiante adulto/a en la última dirección conocida, proporcionar una copia del expediente que se divulga, y dar al padre/madre/tutor/a o al/a la estudiante adulto/a la oportunidad de una audiencia para impugnar el expediente. (34 CFR 99.34)\n\n- La Comisión de Ayuda Estudiantil, para proporcionar el promedio de calificaciones (GPA, por sus siglas en inglés) de todos los estudiantes del distrito en el grado 12 y, cuando se requiera, verificación de la graduación de la escuela secundaria o su equivalente de todos los estudiantes que se graduaron en el año académico anterior, para su uso en el programa de ayuda financiera postsecundaria Cal Grant\n\n\tSin embargo, dicha información no se enviará cuando los estudiantes opten por no participar o cuando las reglas de la Comisión de Ayuda Estudiantil les permitan proporcionar puntajes de exámenes en lugar del GPA. (Education Code 69432.9, 69432.92)\n\n\tA más tardar el 1 de enero de cada año, el/la Superintendente o su designado/a notificará a cada estudiante en el grado 11, y a los padres/madres/tutores/as del/la estudiante si el/la estudiante es menor de 18 años, que el GPA del/la estudiante será enviado a la Comisión de Ayuda Estudiantil antes del 1 de octubre, a menos que el/la estudiante opte por no participar dentro de un período de tiempo especificado en el aviso, el cual no será menor de 30 días. (Education Code 69432.9)\n\n- La Iniciativa de Orientación para Universidades de California (CCGI, por sus siglas en inglés) de conformidad con un acuerdo de intercambio de datos conforme a Education Code 60900, para proporcionar datos para su uso en la planificación y solicitud de ingreso a universidades y colegios públicos de California (Education Code 60900, 60900.5)\n\n- Funcionarios/as federales, estatales y locales, según sea necesario para una auditoría o evaluación de, o cumplimiento con, un programa educativo financiado por el estado o el gobierno federal, y de conformidad con un acuerdo escrito desarrollado conforme a 34 CFR 99.35 (Education Code 49076; 34 CFR 99.3, 99.31, 99.35)\n\n- Cualquier agencia de colocación del condado que actúe como representante autorizado de una agencia educativa estatal o local que deba auditar o evaluar un programa educativo financiado por el estado o el gobierno federal conforme al punto #8 anterior (Education Code 49076)\n\n- Cualquier persona, agencia u organización autorizada en cumplimiento de una orden judicial o citación legalmente emitida. (Education Code 49077; 5 CCR 435; 34 CFR 99.31)\n\n\tA menos que el tribunal indique lo contrario, el/la Superintendente o su designado/a deberá, antes de divulgar un expediente conforme a una orden judicial o citación, dar al padre/madre/tutor/a o al/a la estudiante adulto/a al menos tres días de aviso del nombre de la agencia solicitante y del expediente específico solicitado, si es legalmente posible dentro de los requisitos de la orden judicial. (Education Code 49077; 5 CCR 435; 34 CFR 99.31)\n\n- Cualquier fiscal de distrito que esté participando o llevando a cabo un programa de mediación por ausentismo escolar o que participe en la presentación de evidencia en una petición por ausentismo escolar. (Education Code 49076)\n\n- La oficina de un fiscal de distrito para la consideración de acciones en contra de un padre/madre/tutor/a por incumplimiento de las leyes de educación obligatoria. (Education Code 49076)\n\n- Cualquier oficial de libertad condicional, fiscal de distrito o abogado/a de registro de un/a estudiante que sea menor de edad para los propósitos de llevar a cabo una investigación criminal o una investigación relacionada con la declaración del/la menor como pupilo/a del tribunal o que involucre una violación de una condición de libertad condicional, sujeto a las reglas de evidencia especificadas en Welfare and Institutions Code 701 (Education Code 49076)\n\n\tAl divulgar expedientes para estos propósitos, el/la Superintendente o su designado/a obtendrá certificación escrita del receptor de los expedientes de que la información no será divulgada a otra parte sin el consentimiento previo por escrito del padre/madre/tutor/a del/la estudiante o del titular de los derechos educativos del/la estudiante, a menos que esté específicamente autorizado por la ley estatal o federal. (Education Code 49076)\n\n\tCualquier juez/a u oficial de libertad condicional con el propósito de llevar a cabo un programa de mediación por ausentismo escolar para un/a estudiante o con el propósito de presentar evidencia en una petición por ausentismo escolar conforme a Welfare and Institutions Code 681. (Education Code 49076)\n\n\tEn tales casos, el/la juez/a u oficial de libertad condicional deberá certificar por escrito al/a la Superintendente o su designado/a que la información se usará únicamente para propósitos relacionados con el ausentismo escolar. Al divulgar información del/la estudiante a un/a juez/a u oficial de libertad condicional, el/la Superintendente o su designado/a deberá informar, o proporcionar notificación escrita al, padre/madre/tutor/a del/la estudiante dentro de las 24 horas. (Education Code 49076)\n\n- Una agencia de familias de crianza con jurisdicción sobre un/a estudiante actualmente inscrito/a o anterior; personal de un programa de tratamiento residencial de corto plazo responsable de la educación o gestión de casos de un/a estudiante; o un/a cuidador/a que tenga responsabilidad directa sobre el cuidado de un/a estudiante, incluido un/a padre o madre de crianza certificado/a o con licencia, un/a familiar aprobado/a o miembro de la familia extendida no relacionado/a, o una familia de recursos, según se define. (Education Code 49076)\n\n\tDichas personas tendrán acceso a los expedientes actuales o más recientes del/la estudiante sobre calificaciones, expedientes académicos, asistencia escolar, disciplina, comunicación en línea en plataformas establecidas por las escuelas para estudiantes y padres/madres/tutores/as, y cualquier programa de educación individualizada o plan de la Sección 504 desarrollado y mantenido por el distrito. (Education Code 49069.3)\n\n- Un/a estudiante de 14 años o mayor que sea un/a menor no acompañado/a que experimenta situación de falta de vivienda según se define en 42 USC 11434a (Education Code 49076)\n\n- Una persona que complete los puntos #1-4 del Affidávit de Autorización del Cuidador conforme a Family Code 6552 y firme el affidávit con el propósito de inscribir a un/a menor en la escuela (Education Code 49076)\n\n- Un/a trabajador/a social u otro/a representante de una agencia estatal o local de bienestar infantil u organización tribal que tenga responsabilidad legal de conformidad con la ley estatal o tribal para el cuidado y la protección de un/a estudiante, siempre que el/la individuo esté autorizado/a por la agencia u organización para recibir los expedientes y la información solicitada esté directamente relacionada con proporcionar asistencia para atender las necesidades educativas del/la estudiante (Education Code 49076; 20 USC 1232g)\n\n- Las autoridades de cumplimiento de la ley correspondientes, en circunstancias en que Education Code 48902 requiere que el distrito proporcione expedientes de educación especial y disciplinarios de un/a estudiante con necesidades excepcionales que haya sido suspendido/a o expulsado/a por cometer un acto que viole Penal Code 245 (Education Code 48902, 49076)\n\n\tAl divulgar dichos expedientes, el/la Superintendente o su designado/a obtendrá certificación escrita del receptor de los expedientes según se describe en el punto #13 anterior. (Education Code 49076)\n\n- Agentes de paz designados o agencias de cumplimiento de la ley en casos en que el distrito esté autorizado por la ley a asistir a las autoridades en investigaciones de presunta conducta criminal o secuestro y se presente al distrito un consentimiento parental escrito, una citación legalmente emitida u orden judicial, o se le proporcione información que indique que existe una emergencia en la que la información del/la estudiante es necesaria para proteger la salud o seguridad del/la estudiante u otras personas (Education Code 49076.5)\n\n\tEn tales casos, el/la Superintendente o su designado/a proporcionará información sobre la identidad y ubicación del/la estudiante en la medida en que esté relacionada con la transferencia de los expedientes de ese/a estudiante a otro distrito escolar público de California o cualquier otro estado, o a una escuela privada de California. (Education Code 49076.5)\n\nAl divulgar expedientes para los propósitos anteriores, el/la Superintendente o su designado/a obtendrá la documentación necesaria para verificar que la persona, agencia u organización es una persona, agencia u organización que tiene permitido recibir dichos expedientes.\n\nCualquier persona, agencia u organización a quien se le otorgue acceso tiene prohibido divulgar información a otra persona, agencia u organización sin el permiso por escrito del padre/madre/tutor/a o del/la estudiante adulto/a, a menos que esté específicamente permitido por la ley estatal o la Ley Federal de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés). (Education Code 49076; 20 USC 1232g; 34 CFR 99.1-99.8)\n\nAdemás, el padre/madre/tutor/a o el/la estudiante adulto/a puede proporcionar consentimiento por escrito para que se otorgue acceso a personas, agencias u organizaciones que no tienen derechos de acceso por ley. El consentimiento por escrito deberá especificar los expedientes que se divulgarán y la parte o partes a quienes pueden ser divulgados. (Education Code 49061, 49075)\n\nSolo el padre/madre/tutor/a que tenga la custodia legal del/la estudiante puede dar consentimiento para la divulgación de expedientes a terceros. Cualquiera de los padres/madres/tutores/as puede otorgar el consentimiento si ambos notifican al distrito, por escrito, que se ha llegado a dicho acuerdo. (Education Code 49061)\n\nAcceso discrecional\n\nA discreción del/la Superintendente o su designado/a, se puede divulgar información del expediente de un/a estudiante a los siguientes:\n\n- Personas correspondientes, incluidos los padres/madres/tutores/as de un/a estudiante, en relación con una emergencia si el conocimiento de la información es necesario para proteger la salud o seguridad del/la estudiante u otras personas (Education Code 49076; 34 CFR 99.31, 99.32, 99.36)\n\n\tAl divulgar información a cualquier persona correspondiente de este tipo, el/la Superintendente o su designado/a registrará información sobre la amenaza a la salud o seguridad del/la estudiante o de cualquier otra persona que constituyó la base para la divulgación y las personas a quienes se realizó la divulgación. (Education Code 49076; 34 CFR 99.32)\n\n\tA menos que ello ponga en mayor riesgo la salud o seguridad del/la estudiante u otras personas, el/la Superintendente o su designado/a informará al padre/madre/tutor/a o al/a la estudiante adulto/a dentro de una semana de la divulgación que la divulgación fue realizada, sobre la amenaza articulable y significativa a la salud o seguridad del/la estudiante u otras personas que constituyó la base para la divulgación, y sobre las partes a quienes se realizó la divulgación.\n\n- Asociaciones de acreditación para llevar a cabo sus funciones de acreditación (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n- Organizaciones que realizan estudios en nombre de instituciones o agencias educativas con el propósito de desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas, administrar programas de ayuda estudiantil o mejorar la instrucción, siempre que: (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n- El estudio se lleve a cabo de manera que no permita la identificación personal de los estudiantes o sus padres/madres/tutores/as por parte de personas que no sean representantes de la organización que tienen intereses legítimos en la información\n\n- La información sea destruida cuando ya no sea necesaria para los propósitos para los cuales se realizó el estudio\n\n- El distrito celebre un acuerdo escrito con la organización que cumpla con 34 CFR 99.31\n\n- Funcionarios/as y empleados/as de escuelas o sistemas escolares privados donde el/la estudiante está inscrito/a o tiene la intención de inscribirse, sujeto a los derechos de los padres/madres/tutores/as según lo dispuesto en Education Code 49068 y en cumplimiento con 34 CFR 99.34 (Education Code 49076; 34 CFR 99.31, 99.34)\n\n- Departamentos de salud locales que operan sistemas de información y recordatorio de vacunación a nivel del condado o regional, y el Departamento de Salud Pública de California, a menos que el padre/madre/tutor/a haya solicitado que no se realicen divulgaciones de este tipo (Health and Safety Code 120440)\n\n- Contratistas y consultores/as que tengan un interés educativo legítimo basado en servicios o funciones que les han sido externalizadas mediante un acuerdo escrito formal o contrato con el distrito, excluyendo voluntarios/as u otras partes. (Education Code 49076)\n\n- Agencias u organizaciones en relación con la solicitud o recepción de ayuda financiera del/la estudiante, siempre que la información que permita la identificación personal de un/a estudiante o de sus padres/madres/tutores/as para estos propósitos se divulgue solo en la medida necesaria para determinar la elegibilidad del/la estudiante para la ayuda financiera, determinar el monto de la ayuda financiera, determinar las condiciones que se impondrán con respecto a la ayuda financiera, o hacer cumplir los términos o condiciones de la ayuda financiera. (Education Code 49076; 34 CFR 99.31)\n\n- Funcionarios de elecciones del condado con el fin de identificar a los estudiantes elegibles para registrarse a votar o de ofrecerles a dichos estudiantes la oportunidad de registrarse, sujeto a los límites establecidos por 34 CFR 99.37 y bajo la condición de que cualquier información proporcionada en esta base no se usará para ningún otro propósito ni será transferida a ninguna otra persona u organismo. (Education Code 49076; 34 CFR 99.37)\n\nAl divulgar expedientes para los propósitos mencionados anteriormente, el Superintendente o su designado deberá obtener la documentación necesaria para verificar que la persona, organismo u organización es una persona, organismo u organización autorizada para recibir dichos expedientes.\n\nA toda persona, organismo u organización a quienes se les conceda acceso les queda prohibido divulgar información a otra persona, organismo u organización sin el permiso escrito del padre/tutor o del estudiante adulto, a menos que la ley estatal o FERPA lo permita específicamente. (Education Code 49076; 20 USC 1232g; 34 CFR 99.1-99.8)\n\nEliminación de Datos de Identificación de los Expedientes\n\nCuando lo autorice la ley para cualquier auditoría de programa, investigación educativa u otro propósito, el Superintendente o su designado podrá divulgar información de un expediente estudiantil sin el consentimiento previo del padre/tutor o del estudiante adulto, después de eliminar toda información de identificación personal. Antes de divulgar dicha información, el Superintendente o su designado deberá hacer una determinación razonable de que la identidad del estudiante no es personalmente identificable, ya sea mediante divulgaciones individuales o múltiples y tomando en cuenta otra información razonablemente disponible. (Education Code 49074, 49076; 20 USC 1232g; 34 CFR 99.31)\n\nProceso para Proporcionar Acceso a los Expedientes\n\nLos expedientes estudiantiles se mantendrán en un archivo central en la escuela a la que asiste el estudiante o, cuando los expedientes se mantengan en diferentes lugares, se colocará una anotación en el archivo central que indique dónde pueden encontrarse los demás expedientes. Se notificará a los padres/tutores y a los estudiantes adultos sobre la ubicación de los expedientes estudiantiles si no se encuentran en una ubicación central. (Education Code 49069.7; 5 CCR 433)\n\nEl custodio de expedientes será responsable de la seguridad de los expedientes estudiantiles y deberá asegurarse de que el acceso esté limitado a las personas autorizadas. (5 CCR 433)\n\nEl custodio de expedientes deberá desarrollar métodos razonables, incluyendo controles de política física, tecnológica y administrativa, para asegurarse de que los funcionarios y empleados de la escuela accedan únicamente a los expedientes estudiantiles en los que tengan intereses educativos legítimos. (Education Code 49076; 5 CCR 431; 34 CFR 99.31)\n\nPara inspeccionar, revisar u obtener copias de los expedientes estudiantiles, las personas autorizadas deberán presentar una solicitud al custodio de expedientes. Antes de conceder la solicitud, el custodio de expedientes deberá autenticar la identidad de la persona. Para cualquier persona a quien se le conceda acceso basándose en un interés educativo legítimo, la solicitud deberá especificar el interés involucrado.\n\nDentro de los siete días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud, se le concederá acceso a la persona autorizada para inspeccionar, revisar y obtener copias de los expedientes estudiantiles durante el horario escolar regular. (Education Code 49069.7; 5 CCR 431)\n\nCuando lo requiera la ley, el padre/tutor del estudiante o un estudiante adulto deberá proporcionar consentimiento escrito, firmado y con fecha antes de que el distrito divulgue el expediente estudiantil. Dicho consentimiento podrá otorgarse por medios electrónicos en los casos en que pueda autenticarse. El formulario de consentimiento del distrito deberá especificar los expedientes que pueden divulgarse, indicar el propósito de la divulgación e identificar a la parte o clase de partes a quienes puede hacerse la divulgación. A solicitud del padre/tutor o del estudiante adulto, el distrito deberá proporcionar una copia de los expedientes divulgados. (34 CFR 99.30)\n\nSi el padre/tutor o el estudiante adulto se niega a proporcionar consentimiento escrito para la divulgación de información estudiantil, el Superintendente o su designado no divulgará la información, a menos que de otro modo esté sujeta a divulgación basándose en una orden judicial o una citación legal.\n\nPersonal certificado calificado estará disponible para interpretar los expedientes cuando se solicite. (Education Code 49069.7)\n\nEl custodio de expedientes o el Superintendente o su designado deberá prevenir la alteración, el daño o la pérdida de los expedientes durante la inspección. (5 CCR 435)\n\nRegistro de Acceso\n\nSe mantendrá un registro para el expediente de cada estudiante que liste a todas las personas, organismos u organizaciones que soliciten o reciban información del expediente y el interés educativo legítimo del solicitante. (Education Code 49064)\n\nEn cada instancia de inspección por personas que no tengan responsabilidad educativa asignada, el custodio de expedientes deberá hacer una anotación en el registro que indique el expediente inspeccionado, el nombre de la persona a quien se le concedió acceso, el motivo por el cual se concedió el acceso, y la hora y circunstancias de la inspección. (5 CCR 435)\n\nEl custodio de expedientes también deberá hacer una anotación en el registro con respecto a cualquier solicitud de expediente(s) que haya sido denegada y el motivo de la denegación.\n\nEl registro deberá incluir las solicitudes de acceso a los expedientes por parte de:\n\n- Padres/tutores o estudiantes adultos\n\n- Estudiantes que tengan 16 años de edad o más, o que hayan completado el décimo grado\n\n- Partes que obtengan información del directorio aprobada por el distrito\n\n- Partes que proporcionen consentimiento parental por escrito, en cuyo caso el aviso de consentimiento deberá archivarse junto con el expediente conforme a Education Code 49075\n\n- Funcionarios y empleados de la escuela que tengan un interés educativo legítimo\n\n- Personal de la ley que busca información relacionada con inmigración\n\nEl registro estará abierto a inspección únicamente por el padre/tutor, el estudiante adulto, el estudiante adulto dependiente, el custodio de expedientes y ciertos funcionarios estatales o federales especificados en Education Code 49064. (Education Code 49064; 5 CCR 432)\n\nDuplicación de Expedientes Estudiantiles\n\nPara proporcionar copias de cualquier expediente estudiantil, el distrito podrá cobrar una tarifa razonable que no exceda el costo real de proporcionar las copias. No se cobrará ninguna tarifa por proporcionar hasta dos transcripciones o hasta dos verificaciones de varios expedientes para cualquier ex estudiante. No se cobrará ninguna tarifa por localizar o recuperar ningún expediente estudiantil. (Education Code 49065)\n\nCambios a los Expedientes Estudiantiles\n\nSolo el padre/tutor que tenga la custodia legal de un estudiante o un estudiante que tenga 18 años de edad o que asista a una institución de educación postsecundaria podrá cuestionar el contenido de un expediente u ofrecer una respuesta escrita a un expediente. (Education Code 49061)\n\nNo se realizará ningún agregado ni cambio al expediente de un estudiante después de la graduación de la preparatoria o de su salida permanente, salvo actualizaciones de rutina, a menos que lo requiera la ley o con el consentimiento previo del padre/tutor o del estudiante adulto. (Education Code 49070; 5 CCR 437)\n\nCualquier solicitud para cambiar el nombre legal de un estudiante en el expediente estudiantil permanente obligatorio del estudiante deberá ir acompañada de la documentación apropiada.\n\nCualquier impugnación al contenido del expediente de un estudiante deberá presentarse de conformidad con Education Code 49070 y el proceso especificado en el Reglamento Administrativo 5125.3 - Challenging Student Records.\n\nRetención y Destrucción de Expedientes Estudiantiles\n\nToda la información anecdótica y los informes de evaluación mantenidos como expedientes estudiantiles deberán estar fechados y firmados por la persona que originó los datos. (5 CCR 431)\n\nLos siguientes expedientes estudiantiles permanentes obligatorios se conservarán indefinidamente: (5 CCR 432, 437)\n\n- Nombre legal del estudiante\n\n- Fecha y lugar de nacimiento y método de verificación de la fecha de nacimiento\n\n- Sexo del estudiante\n\n- Nombre y dirección del padre/tutor del estudiante menor de edad\n\n- Dirección del estudiante menor de edad si es diferente a la anterior\n\n- Verificación anual del nombre y dirección del padre/tutor y residencia del estudiante\n\n- Fechas de entrada y salida de cada año escolar y de cualquier sesión de verano u otra sesión adicional\n\n- Materias cursadas durante cada año, semestre, sesión de verano o trimestre, y calificaciones o créditos otorgados para la graduación\n\n- Verificación de las vacunas requeridas o exención de las mismas\n\n- Fecha de graduación de la preparatoria o la secundaria o equivalente\n\nLos expedientes estudiantiles intermedios obligatorios, a menos que sean enviados a otro distrito, se mantendrán sujetos a destrucción durante el tercer año escolar después del año escolar en que se originaron, tras determinar que su utilidad ha cesado o que el estudiante ha abandonado el distrito. Estos expedientes incluyen: (Education Code 48918, 51747; 5 CCR 432, 437, 16027)\n\n- Órdenes de expulsión y sus causas\n\n- Un registro que identifica a las personas u organizaciones que solicitan o reciben información del expediente estudiantil\n\n- Información de salud, incluyendo la verificación o renuncia del examen médico para la entrada a la escuela\n\n- Información sobre la participación en programas de educación especial, incluyendo las pruebas requeridas, estudios de caso, autorizaciones y acciones necesarias para establecer la elegibilidad para la admisión o el alta\n\n- Expedientes de capacitación en idiomas\n\n- Boletas de calificaciones/avisos requeridos por Education Code 49066 y 49067\n\n- Restricciones/estipulaciones de los padres con respecto al acceso a la información del directorio\n\n- Réplicas del padre/tutor o del estudiante adulto a expedientes impugnados y a acciones disciplinarias\n\n- Autorización o prohibición del padre/tutor para la participación del estudiante en programas específicos\n\n- Resultados de pruebas estandarizadas administradas en los últimos tres años\n\n- Hallazgos escritos resultantes de una evaluación realizada después de un número específico de tareas no completadas para determinar si es en el mejor interés del estudiante permanecer en el estudio independiente\n\nLos expedientes estudiantiles permitidos podrán destruirse seis meses después de que el estudiante complete o se retire del programa educativo y cese su utilidad, incluyendo: (5 CCR 432, 437)\n\n- Calificaciones objetivas del consejero y/o del maestro\n\n- Resultados de pruebas estandarizadas de más de tres años\n\n- Datos de disciplina de rutina\n\n- Informes verificados de patrones de comportamiento relevantes\n\n- Todos los avisos disciplinarios\n\n- Registros suplementarios de asistencia escolar\n\nLos expedientes deberán destruirse de manera que garantice que no estarán disponibles para posible inspección pública durante el proceso de destrucción. (5 CCR 437)\n\nTransferencia de Expedientes Estudiantiles\n\nCuando un estudiante se transfiera a este distrito desde cualquier otro distrito escolar o una escuela privada, el Superintendente o su designado deberá informar al padre/tutor del estudiante sobre los derechos relacionados con los expedientes estudiantiles, incluyendo el derecho del padre/tutor a revisar, impugnar y recibir una copia de los expedientes estudiantiles. (Education Code 49068; 5 CCR 438)\n\nCuando un estudiante se transfiera a este distrito desde otro distrito, el Superintendente o su designado deberá solicitar que el distrito anterior del estudiante proporcione cualquier expediente, ya sea mantenido por ese distrito en el curso ordinario de los negocios o recibido de un organismo de seguridad pública, con respecto a actos cometidos por el estudiante que se transfiere que resultaron en la suspensión o expulsión del estudiante. (Education Code 48201)\n\nCuando un estudiante se transfiera de este distrito a otro distrito escolar o a una escuela privada, el Superintendente o su designado deberá enviar una copia del expediente permanente obligatorio del estudiante dentro de los 10 días escolares siguientes a la recepción por parte del distrito de la solicitud de los expedientes del estudiante. Si la transferencia es a otra escuela pública de California, también deberá enviarse el expediente intermedio obligatorio completo del estudiante. Si la transferencia es fuera del estado o a una escuela privada, el expediente intermedio obligatorio podrá enviarse. Los expedientes estudiantiles permitidos podrán enviarse a cualquier otro distrito o escuela privada. (Education Code 48918, 49068; 5 CCR 438)\n\nAl recibir una solicitud de un organismo de colocación del condado para transferir a un estudiante en cuidado de crianza fuera de una escuela del distrito, el Superintendente o su designado deberá transferir los expedientes del estudiante al siguiente lugar de colocación educativa dentro de dos días hábiles. (Education Code 49069.5)\n\nAdemás, cuando un estudiante en cuidado de crianza se matricule en una escuela del distrito, el enlace del distrito para jóvenes en cuidado de crianza deberá comunicarse, dentro de los dos días hábiles siguientes a la solicitud de matrícula del estudiante, con la última escuela a la que asistió el estudiante para obtener todos los expedientes académicos y demás expedientes. (Education Code 48853.5)\n\nTodos los expedientes estudiantiles deberán actualizarse antes de ser transferidos. (5 CCR 438)\n\nLos expedientes estudiantiles no deberán retenerse del distrito solicitante debido a ningún cargo o cuota adeudada por el estudiante o el padre/tutor. (5 CCR 438)\n\nSi el distrito retiene calificaciones, diplomas o transcripciones del estudiante debido a daños o pérdida de la propiedad escolar, esta información deberá enviarse al distrito solicitante junto con los expedientes del estudiante.\n\nNotificación a los Padres/Tutores\n\nAl momento de la matrícula inicial de cualquier estudiante, y al comienzo de cada año escolar a partir de entonces, el Superintendente o su designado deberá notificar por escrito a los padres/tutores y a los estudiantes elegibles sobre sus derechos relacionados con los expedientes estudiantiles. Si el 15 por ciento o más de los estudiantes matriculados en el distrito hablan un mismo idioma primario que no sea el inglés, entonces el distrito deberá proporcionar estos avisos en ese idioma. De lo contrario, el distrito deberá proporcionar estos avisos en el idioma del hogar del estudiante en la medida en que sea practicable. El distrito deberá notificar de manera efectiva a los padres/tutores o a los estudiantes elegibles con necesidades excepcionales. (Education Code 48985, 49063; 5 CCR 431; 34 CFR 99.7)\n\nEl aviso deberá incluir: (Education Code 49063, 60900.5; 34 CFR 99.7, 99.34)\n\n- Los tipos de expedientes estudiantiles que el distrito conserva y la información contenida en los mismos\n\n- El título o los títulos del funcionario o los funcionarios responsables de mantener cada tipo de expediente\n\n- La ubicación del registro que identifica a quienes solicitan información de los expedientes\n\n- Los criterios del distrito para definir a los funcionarios y empleados de la escuela y para determinar el interés educativo legítimo\n\n- Las políticas del distrito para revisar y eliminar expedientes estudiantiles\n\n- El derecho a inspeccionar y revisar los expedientes estudiantiles y los procedimientos para hacerlo\n\n- El derecho a impugnar y los procedimientos para impugnar el contenido de un expediente estudiantil que el padre/tutor o el estudiante considere inexacto, engañoso o que de alguna otra manera viole los derechos de privacidad del estudiante\n\n- El costo, si lo hubiera, que se cobra por duplicar copias de los expedientes\n\n- Las categorías de información definidas como información del directorio conforme a Education Code 49073\n\n- El derecho a dar consentimiento para la divulgación de información de identificación personal contenida en los expedientes del estudiante, excepto cuando la ley autorice la divulgación sin consentimiento\n\n- La disponibilidad del prospecto curricular desarrollado conforme a Education Code 49091.14 que contiene los títulos, descripciones y objetivos de instrucción de cada curso ofrecido por la escuela\n\n- Si aplica, el intercambio con CCGI de datos específicos del distrito y datos recopilados por el Departamento de Educación de California con el propósito de admisiones universitarias, colocación académica y elegibilidad para ayuda financiera estudiantil (Education Code 60900)\n\n- Cualquier otro derecho y requisito establecido en Education Code 49060-49085, y el derecho de los padres/tutores a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. con respecto a un supuesto incumplimiento por parte del distrito de 20 USC 1232g\n\n- Una declaración de que el distrito envía expedientes educativos a otros organismos o instituciones que solicitan los expedientes y en los que el estudiante busca o tiene la intención de matricularse, o ya está matriculado, siempre que la divulgación sea para propósitos relacionados con la matrícula del estudiante\n\nAdemás, la notificación anual a los padres deberá incluir una declaración de que el lugar de nacimiento del estudiante, o cualquier otra información que indique el origen nacional, no será divulgada sin el consentimiento de los padres ni una orden judicial.\n\nExpedientes Estudiantiles de Redes Sociales\n\nCon el propósito de recopilar y mantener expedientes de la actividad en redes sociales de los estudiantes, el Superintendente o su designado deberá: (Education Code 49073.6)\n\n- Recopilar únicamente información de redes sociales del estudiante que esté directamente relacionada con la seguridad escolar o la seguridad del estudiante\n\n- Proporcionar al estudiante acceso a cualquier información que el distrito haya obtenido de la actividad en redes sociales del estudiante y una oportunidad para corregir o eliminar dicha información\n\n- Destruir la información recopilada de las redes sociales y mantenida en los expedientes estudiantiles dentro del año siguiente a que el estudiante cumpla 18 años de edad o dentro del año siguiente a que el estudiante ya no esté matriculado en el distrito, lo que ocurra primero\n\n- Notificar a cada padre/tutor que la información del estudiante está siendo recopilada de las redes sociales y que cualquier información mantenida en los expedientes del estudiante será destruida según lo establecido en el Punto #3 anterior\n\n\tLa notificación también deberá incluir, entre otras cosas, una explicación del proceso mediante el cual el estudiante o el padre/tutor del estudiante puede acceder a los expedientes del estudiante para examinar la información recopilada o mantenida, y el proceso mediante el cual se puede solicitar la eliminación de la información o realizar correcciones a la misma. La notificación puede proporcionarse como parte de la notificación anual a los padres requerida conforme a Education Code 48980.\n\n- Si el distrito contrata a un tercero para recopilar información sobre un estudiante de las redes sociales, asegurarse de que el contrato:\n\n- Prohíba al tercero usar la información para propósitos distintos a los especificados en el contrato o de vender o compartir la información con cualquier persona o entidad que no sea el distrito, el estudiante o el padre/tutor del estudiante\n\n- Exija al tercero destruir la información de inmediato al cumplir con los términos del contrato, o cuando el distrito notifique al tercero que el estudiante ha cumplido 18 años de edad o ya no está matriculado en el distrito, lo que ocurra primero\n\nActualización del Nombre y/o Género de Ex Estudiantes\n\nCuando un ex estudiante presente una licencia de conducir emitida por el estado, acta de nacimiento, pasaporte, tarjeta de seguro social, orden judicial u otra documentación emitida por el gobierno que demuestre que el nombre legal y/o el género del ex estudiante ha cambiado, el distrito deberá actualizar los expedientes del ex estudiante para incluir el nombre legal y/o género actualizado. A solicitud del ex estudiante, el distrito deberá reexpedir cualquier documento otorgado al ex estudiante, incluyendo, entre otros, una transcripción, un diploma de preparatoria, un certificado de equivalencia de preparatoria u otros documentos similares. (Education Code 49062.5)\n\nSi el nombre o el género del ex estudiante cambia y los documentos solicitados son reexpedidos, se deberá agregar un nuevo documento al expediente del ex estudiante que incluya toda la siguiente información: (Education Code 49062.5)\n\n- La fecha de la solicitud\n\n- La fecha en que los documentos solicitados fueron reexpedidos al ex estudiante\n\n- Una lista de los expedientes que fueron solicitados por el ex estudiante y reexpedidos al mismo\n\n- El tipo de documentación, si la hubiera, proporcionada por el ex estudiante para demostrar un cambio legal en el nombre y/o género del estudiante\n\n- El nombre del empleado que completó la solicitud\n\n- El nombre actual y anterior y/o los géneros actuales y anteriores del estudiante\n\nCualquier ex estudiante que presente una solicitud para cambiar el nombre legal y/o el género en los expedientes del estudiante, pero que no pueda proporcionar ninguna documentación emitida por el gobierno que demuestre el cambio legal de nombre o género, podrá solicitar un cambio de nombre o género a través del proceso descrito en Education Code 49070 y el Reglamento Administrativo 5125.3 - Challenging Student Records. (Education Code 49062.5)",
  "_metadata": {
    "model": "claude-sonnet-4-6",
    "generatedAt": "2026-06-10T17:19:55.130Z",
    "method": "AI translation of contentText via the Claude API (scripts/translate-policy-bodies.mjs); one policy per request, bodies over 30KB split at paragraph boundaries into 2 chunks and reassembled; validated for length, paragraph structure, and meta-commentary",
    "sourceFile": "data/board-policies/5125-AR.json",
    "sourceHash": "05c498470e7732fb67e592c2f62ad7cc5c419d7188b2a5efbcfab8af28d9cbbf",
    "note": "Machine translation. The English Simbli version is authoritative."
  }
}